Jornada de 40 horas pone a prueba una de las grandes fugas de productividad: las juntas de trabajo 

Las juntas de trabajo son una mina para obtener tiempo que ayude a amortiguar la transición hacia la reducción de la jornada laboral en México, sobre todo si esos espacios consumen muchas horas y pueden solucionarse con un correo, de acuerdo con especialistas.

“Las juntas eficientes pueden hacer una enorme diferencia porque un gran porcentaje del tiempo se están yendo en juntas en las que no hay objetivos claros”, explica Melhina Magaña, fundadora de Daucon y especialista en alto rendimiento y cambio de comportamiento.

La reducción de la jornada laboral paulatina de 48 a 40 horas pone en la mesa analizar qué es y cómo miden los empleadores la productividad pues el reto es producir lo mismo con menos horas de trabajo.

Un 78% de trabajadores reporta dificultades para hacer su trabajo debido a que se espera que asistan a demasiadas juntas, de acuerdo con datos de Atlassian, firma de gestión de proyectos. Las juntas cansan: 76% siente agotamiento después de un día con varias reuniones.

Exceso de juntas y cómo evitarlas 

Una de las recomendaciones de especialistas es identificar fugas de productividad y tiempo en los procesos cotidianos para corregir redundancias y tener un diagnóstico que permita tomar decisiones para ajustarse a las nuevas jornadas.

Las juntas son parte de esos procesos y revisar cómo son y qué resultados arrojan es un paso para evitar esas fugas de tiempo y mermas en la productividad.

“La reforma ya está, ya están las reglas y los tiempos de cuándo se debe cumplir. Lo ideal sería que las empresas en México le tomen el mejor lado. Es una oportunidad de revisar sus procesos, eliminar ineficiencias”, considera Olivia Segura, socia de Asesoría en Capital Humano y Gestión de Talento en KPMG México.

Las juntas de trabajo no son necesariamente productivas ni aportan a los resultados si no están dirigidas, si no son concretas ni participan quienes sí tienen participación del asunto a tratar.

“Ese mito de ‘como estoy en junta estoy trabajando’ hay que romperlo. Reunirse no es trabajar, reunirse no es productividad. Hay que cuestionarlo en todos los niveles, qué tanto nos estamos reuniendo, para qué nos estamos reuniendo”, explica Alex Ureña, consultor en cultura organizacional.

Además, un 50% de las juntas ocurren de 9 a 11 am y de 1 a 3 pm, los momentos de pico cognitivo de las personas y las reuniones después de las 8 pm aumentan 16% año tras año, según datos del Microsoft Work Trend Index Annual Report.

Esas juntas que pudieron ser un correo informativo, que no tienen límites de tiempo, que empiezan tarde y acaban fuera el plazo acordado, que son conducidas sin eficiencia y en las que invitan a colaboradores que no tienen relación con el asunto a tratar son de las que se puede obtener tiempo, indica Melhina Magaña.

“Hay que empezar a ejecutar juntas de más alta calidad, que duren menos, donde la gente llegue temprano y se vaya en punto y cada vez que se distraigan los regresen al punto. La gente llega a divagar (...) Aquí matamos el tiempo de todos. Entonces juntas, rediseñar procesos y transferencia de conocimientos entre generaciones son cosas que sí podemos hacer de aquí a mañana y no cuestan”, sugiere Melhina Magaña.

¿Cómo saber si las juntas son inefectivas?

Las juntas inefectivas tienen forma y si cumplen estas características ahí hay una oportunidad de transformarlas para obtener tiempo para tareas productivas.

Una reunión se vuelve ineficiente cuando presenta los siguientes puntos:

• No hay una agenda.
• No hay un objetivo definido.
• Carece de un límite de tiempo.
• No se avisa con anticipación ni se comunica lo que se requiere de los asistentes.
• Desinterés en el tema o distracciones durante la junta, como atender el celular.
• No hay un seguimiento tras la junta.

Juntas de trabajo eficientes, ¿cómo lograrlo?

De acuerdo con Daucon, para transitar de la junta que pudo ser un mail a una efectiva se requiere trabajar en tres etapas:

1. Preparación (antes de la junta)
2. Ejecución (durante la junta)

1. Seguimiento (después de la junta)

En la preparación es importante definir el objetivo, seleccionar a los asistentes indispensables, pensar en maneras que la hagan amena, convocar con anticipación, delimitar el tiempo, qué tipo reunión será y avisar si se requiere llegar con alguna preparación previa.

Durante la junta, algunos aspectos clave son comunicar el objetivo, la agenda, asignar roles como quién cuidará el tiempo y quién hará la minuta.

Después de la junta es importante enviar la minuta que incluya los acuerdos, monitorear que los responsables cumplan con sus tareas asignadas y mantener actualizados los puntos tratados.