Juntas para programar juntas: El gran reto organizacional para mejorar la productividad

No es temerario afirmar que, actualmente, la mayor parte de la jornada laboral está conformada por reuniones. Los calendarios saturados donde una reunión termina y sigue otra, son cosa de todos los días. 

Las soluciones para acabar con esto, que ya es un mal de este siglo, han sido muchas: hacer reuniones cortas, como en los memes donde todos están haciendo una sentadilla y lo aguanten será el tiempo que debería durar la reunión.

Hasta el llamado método de Jeff Bezos, donde hay tres puntos principales, si dos pizzas no pueden alimentar a todos los asistentes, hay mucha gente en la reunión; no presentaciones, sólo documentos impresos o escritos, así como estar todos en la misma sintonía sobre el tema de la reunión.

Pese a que ya es un tema muy discutido, no está solucionado, tanto así que de las juntas se han incrementado en duración y frecuencia. Según Harvard Business Review (HBR), los ejecutivos pasan en promedio casi 23 horas a la semana en reuniones, sin considerar las que surgen de último momento.

Y es que es innegable que después de pasar de junta en junta, el tiempo efectivo que queda para trabajar es muy poco, lo cual implica que los colaboradores lleguen temprano al trabajo, pero se queden más tarde o utilicen los fines de semana para tener espacio de tranquilidad para concentrarse.

Capacitación, clave para eficientar las juntas y el correo

No existe una receta mágica para que se acaben las reuniones improductivas, pero entender por qué sucede puede ayudar a reducirlas.

Daniel Ordaz, CEO y fundador de la empresa de recursos humanos Sendos.ai, explica que el exceso de reuniones está matando la productividad, y la psicología puede ayudar con las respuestas.

Dice que, en efecto, la explicación de las juntas se ha vuelto una especie de círculo vicioso. “Vamos a seguir estudiando las juntas, hasta que sepamos por qué convocamos a juntas”, ironiza.

Considera que, así como aprendemos a ser padres o a usar una tarjeta de crédito, tener una capacitación para utilizar herramientas como las plataformas para reuniones virtuales, o las presenciales, incluso el correo, debería ser parte importante en las empresas.

Refiere que entre las razones psicológicas que denotan una cantidad enorme de juntas están la justificación, en otras tratar de compensar algo que falta, así como buscar resolver algo como por arte de magia.

6 razones psicológicas para entender el exceso de juntas

Los colaboradores odian las reuniones innecesarias, dice Daniel Ordaz, y para intentar reducirlas, la psicología puede ayudar a entender ¿por qué se hacen?

1. FOMO (fear of missing out). Por miedo a perderse de “algo” se aceptan todas las invitaciones a reunirse, o se invita a gente que no debería de ir a una sesión.
2. Egoísmo al Programarlas. Líderes programan reuniones priorizando su conveniencia sobre las necesidades de su equipo.
3. Reuniones para comprometer. Se usan las juntas de equipo para asegurar que se cumplan compromisos, aunque no siempre sean necesarias
4. Efecto de Urgencia. Cuando se sufre de estrés, las reuniones dan sensación de logro, aunque no sean importantes
5. Amnesia. Se olvida lo discutido y se repiten las mismas reuniones improductivas.
6. Ignorancia pluralista. Se asume ser la única persona frustrada con una reunión inútil, siendo que todas lo están.

Para Daniel Ordaz no existe una receta mágica, pero si muchas posibilidades para experimentar qué técnica, modelo o estrategia le funciona a la organización, para ello sí es necesario que se tome el control.

"Entonces creo que sí es un tema de prueba y error, de seguimiento y de decidir si queremos hacer las cosas bien, porque a todos nos conviene, todos tenemos más tiempo libre, más tiempo para trabajar y lo perderemos menos”, considera.

Mientras que HBR advierte que las reuniones no tienen por qué ser una trampa; pueden ser un conducto para el cambio.

"Al final, el resultado son mejores reuniones y mejores vidas laborales”.