Planeación del cierre contable y fiscal anual

Está por terminar el año 2025, todo mundo espera los últimos días de diciembre para celebrar las fiestas y el año nuevo. Sin embargo en cualquier tipo de entidad, la administración está ocupada con muchas tareas esenciales para un buen control de la empresa, por un lado tienen que terminar un presupuesto para el siguiente período que presente expectativas lo más realistas posibles respecto de los ingresos y los gastos que se espera serán recibidos e incurridos en el siguiente año; por otro, deben preparar el cierre contable, financiero y fiscal que les permita la preparación de todos los reportes que requiere para evaluar el desempeño de la entidad y para reportar a los encargados del gobierno de la entidad, sus accionistas o patronos, las autoridades fiscales y regulatorias y a todos aquellos que tienen un interés legítimo en la entidad.

El proceso de recopilación de información, verificación de la misma, compilación y preparación de acuerdo con las reglas y normas aplicables, debe incluir el control interno suficiente para evitar errores e inconsistencias en los reportes que sean distribuidos entre los usuarios. Esto es importante, por que cualquier error puede ocasionar que los interesados o usuarios tomen decisiones que de tener la información libre de errores, hubieran sido diferentes.

La planeación anticipada del cierre y la preparación de proyecciones y presupuestos ayuda a la administración a conocer una mejor estimación de los efectos financieros y fiscales por adelantado que permitan a la administración tomar mejores decisiones y con la suficiente oportunidad para obtener los resultados esperados; también ayuda a detectar y corregir los errores antes del cierre contable; y permite evaluar de una mejor manera las inversiones y los efectos de los desembolsos programados.

Para tales efectos, la planeación del cierre requiere que se establezcan procedimientos secuenciales que permitan el flujo ordenado y oportuno de la información, estos procedimientos son:

1. Preparación y organización de todas las áreas involucradas como son ventas, compras, inventarios, tesorería, cuentas por cobrar y por pagar, control de activos, personal y nóminas, tienen que enviar en fechas precisas y oportunas la información a las áreas respectivas de contabilidad. En caso que se cuente con un ERP, considerar que no queden transacciones pendientes a la fecha establecida como cierre de operaciones.

2. Basado en lo anterior, el área contable preparará conciliaciones de bancos, clientes, proveedores, impuestos, etc., a fin de detectar partidas no consideradas o por aclarar, para asegurarse que todas las operaciones del período están contabilizadas.

3. El área contable debe asegurarse que registra todas las reservas y provisiones que requiere el tipo de operaciones de la entidad y la normatividad correspondiente, como son: las reservas de valuación de cuentas por cobrar e inventarios, las depreciaciones y amortizaciones de los activos, las provisiones de gastos devengados no pagados como son los intereses devengados sobre los financiamientos, luz, agua, contribuciones, los aguinaldos, las vacaciones, el reparto de utilidades y cualquier otra prestación al personal corriente o al retiro (norma de información financiera – NIF D-3), el impuesto a la utilidad (ISR) corriente o diferido (NIF D-4), rentas por pagar (NIF D-5) y cualquier otra aplicable a las condiciones y características de la operación.

4. La determinación de la provisión de impuesto a la utilidad para el cierre fiscal debe considerar, de acuerdo con las leyes vigentes y las últimas resoluciones de la miscelánea fiscal vigente, una validación de las deducciones fiscales, una revisión del cumplimiento de otras obligaciones fiscales como son otros impuestos causados y retenidos (ISR, IVA e IEPS), las cuotas al IMSS y al INFONAVIT.

Una vez que se tiene lo anterior, es necesario preparar las declaraciones anuales correspondientes, tanto de impuestos como informativas.

5. La elaboración de la información financiera requerida por la administración y la de uso externo que debe cumplir con las Normas de Información Financiera y que incluyen el estado de posición financiera a la fecha del cierre (31 de diciembre del año), el estado de resultados, el estados de cambios en el capital contable y el flujo de efectivo por el año terminado en esa fecha, así como las notas a los estados financieros que incluyen las políticas de contabilidad utilizadas y las notas explicativas a los renglones de los estados financiero y los eventos relevantes ocurridos durante el año que ayudan a interpretar la información financiera.

6. Además la administración deber preparar informes analíticos de evaluación financiera y estratégica como son: los índices financieros relativos a el desempeño, capital de trabajo y liquidez, así como los indicadores clave de desempeño.

Si se tiene la práctica de contar con un departamento de auditoría interna y/o una firma externa de auditoría que emita un informe sobre la veracidad e integridad de la información, le da seguridad al usuario que la información está razonablemente correcta.