¿Qué es un ERP y que hace por mi negocio? Parte 3

Con ERP dejamos de perseguir facturas extraviadas y nos habilita de muchas otras formas para ser más competitivos ya que nos ayuda a responder a la creciente demanda de calidad, velocidad y precisión de operaciones requerida en el entorno actual de negocios.

En alguna ocasión hace unos años, buscaba prospectos y fui a dar al club de exportadores de Naucalpan, en el estado de México; promovía un sistema administrativo para micro y pequeños exportadores.

Sorprendido quede cuando la señorita que amablemente me atendió, me comento que en promedio sus agremiados exportadores tardaban 4 semanas en responder a una cotización internacional. Ella se sorprendió de igual forma cuando vio la tecnología que le ofrecía, el costo y lo que podía hacer por disminuir ese tiempo a solamente unos minutos. Al finalizar nuestra reunión, ambos coincidimos que 4 semanas no es suficiente en un mundo donde la demanda global aumenta con velocidad, y exige calidad y precisión de operaciones que son impensables sin la ayuda de la tecnología.

Independientemente del giro de nuestra empresa la tecnología nos ayuda de igual forma a ser más eficientes en cualquier área que decidamos automatizar, disminuyendo costosas operaciones que erosionan nuestras utilidades.

Nuestra respuesta natural al incremento de los costos de operación (materias primas, combustibles, transportes, etc.), es aumentar nuestros precios, sin embargo esto presiona inevitablemente la elasticidad del mercado hacia nuestros precios, contribuyendo así con la inflación. Esto resulta relevante si consideramos que la competencia llega de cualquier parte del mundo, con mejores y más bajos costos de operación y por lo tanto mejores precios.

Gran parte de nuestras utilidades en realidad se fugan en operaciones ineficientes, “huecos de información”, robos de mercancía tanto en las calles y equipos de transporte, como en nuestras tiendas y sucursales…desafortunadamente también dentro de nuestras propias empresas y almacenes. Según la encuesta KPMG 2007 realizada a 235 directivos que operan en México (Ingresos anuales entre 200 y 5,000 MDP) y en relación a los fraudes “sufridos”:

44% Fraude a Inventarios

33% Fraude en asociación con proveedores o clientes

25% Abuso de Gastos

18% Alteración de Registros contables

11% Fraude en pago de nomina.

Otros resultados de la encuesta revelan que:

46% de los casos fue cometido por personal interno

86% ocupa puestos de mando medio u operativo

Lo interesante de todo es que:

Solo 2% de las empresas defraudadas corrige mecanismos de control interno…

Hace unos meses llegaron a mi colonia unos tipos preguntando a los transeúntes si estábamos interesados en comprar salas…venían tres personas en una camioneta de 3 1/2 toneladas, con lo que parecían ser dos o tres salas en la caja de carga. Días después me enteré por un vecino que sí aprovecho el “ofertón” que estaban bien baratos, que los señores eran transportistas y que las salas no habían sido remisionadas al salir del almacén de su cliente y les urgía venderlas (33% Fraude en asociación con clientes o proveedores, me pregunto si estaban coludidos con la gente de la salida del almacén). Para no hacer un cuento largo, me parece que el vecino terminó pagando 800 pesos por la sala.

Siempre me quede con las ganas de saber qué empresa era la que perdía dinero y si estaba al tanto que eso sucedía (supongo que no)…pero nunca supe el nombre.

Si tenemos ERP la historia es diferente, somos más rentables al ser más eficientes, podemos dar más y mejores servicios y atender a más clientes. Controlamos a detalle la operación del negocio, nuestro dinero en punto de venta o el área donde la tecnología este presente. Sabemos en todo momento lo que sucede, por que sucede, cuanto entro, cuanto salió y a qué hora, quien fue, como, cuando, donde y quienes fueron los responsables, así como dar respuesta a cualquier otra pregunta relacionada a la operación del negocio que se nos ocurra (ahí es donde el ERP hace alarde de su acrónimo padre TI). Podemos así enfocarnos en bajar y controlar nuestros costos de operación en lugar de subir nuestros precios para “tratar” de ganar más.

Las utilidades que tanto buscamos no están en el mercado,

están en nuestras operaciones.

La promesa de TI es convertirnos en Negocios altamente competitivos ya sea en el mercado local, regional o global y por supuesto también convertirnos en Negocios altamente rentables.

A mi parecer, implementar ERP en nuestras empresas es – además de común en el Siglo XXI -, un negociazo… es el negocio del siglo XXI y necesitamos los mexicanos aprovecharnos de todas las tecnologías existentes; es lo que están haciendo nuestros competidores en otras partes del mundo.