Libros y registros contables

En últimas semanas, a raíz de la publicación del presupuesto de ingresos de la federación y algunas reformas a las leyes y reglamentos contenidas en la llamada miscelánea fiscal, que normalmente acompaña a la Ley de ingresos, ha habido la discusión por parte de algunos abogados fiscalistas en cuanto al alcance y contenido de la contabilidad.

En un sentido amplio, la contabilidad incluye, por supuesto los registros contables contenidos en los sistemas de contabilidad que lleve cada empresa; sin embargo, la contabilidad también incluye toda aquella documentación que directa o indirectamente sustenta dichos registros contables.

Desde la constitución de cualquier tipo de entidad inician los registros contables, y la propia escritura constitutiva es un respaldo para la contabilidad, y en consecuencia, parte de ella.

El artículo 28 del código fiscal de la federación, en su fracción I, establece que la contabilidad se integra por:

• A. Los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.

• B. Controles volumétricos, incluyendo los sistemas electrónicos e informáticos que los controle (he resumido esta fracción que es bastante larga).

Por su parte el artículo 33 del reglamento del código fiscal de la federación, indica que los documentos e información que integran la contabilidad son:

I. Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas que se utilice para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y asientos;

II. Los avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes, así como su documentación soporte;

III. Las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos;

IV. Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables, incluyendo los estados de cuenta correspondientes a inversiones y tarjetas de crédito, débito o de servicios del contribuyente, así como de los monederos electrónicos utilizados para el pago de combustible y para el otorgamiento de vales de despensa que, en su caso, se otorguen a los trabajadores del contribuyente;

V. Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente;

VI. La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones;

VII. La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior;

VIII. La documentación e información de los registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios, y

IX. Las demás declaraciones a que estén obligados en términos de las disposiciones fiscales aplicables.

La contabilidad en un sentido amplio, es el registro histórico de todas las operaciones y transformaciones que cualquier persona física o moral tenga en el transcurso de su existencia legal, para efectos de información a terceros, fiscales o reglamentarios de cualquier tipo.