Implanta con éxito un ERP

Si acabas de concluir satisfactoriamente la implantación del proyecto de ERP de tu empresa, felicidades. Sin embargo, no debes bajar la guardia, pues aún está presente un factor que puede arruinar los objetivos logrados.

Personalmente, he sido testigo de casos en los que incluso después de haber entrado en operación, logrando un contundente éxito inicial, la falta de exactitud en los datos que se alimentaron día a día al ERP constituyeron un factor determinante para que se degradaran enormemente los beneficios logrados.

Si recordamos que una de las funciones centrales de todo sistema empresarial es servir como sistema de comunicación que distribuya información desde una base de datos centralizada, entonces veremos que esto es lo que le da el potencial de obtener grandes ventajas si se mantiene la base de datos con información de calidad. Pero si la información que se comparte es defectuosa, los efectos podrían resultar contraproducentes.

Cuando la información de un ERP contiene errores u omisiones, los propios usuarios no confiarán en los datos obtenidos del sistema empresarial, por lo que empezarán a usar controles informales personales, olvidando la importancia de su colaboración como eslabón del proceso y dejarán de preocuparse por mantener todo actualizado. Esto puede continuar hasta que tu ERP se vuelva prácticamente inútil.

Calidad de la información

Por otro lado, si ya eres de los que tiene tiempo operando un ERP, ¿te has preguntado qué calidad de información se está distribuyendo en el sistema actualmente? ¿Por dónde empezar?

Algunas de las principales áreas y temas en los que te sugiero enfocar las iniciativas de control de la calidad de la información que se registra en el sistema empresarial son:

• Catálogos básicos: como los de clientes, proveedores y artículos. Valida con frecuencia que no haya registros duplicados, obsoletos o faltantes.
• Registros de inventarios: antes de hacer los ajustes por inventarios físicos, primero asegúrate que realmente todas las transacciones hayan sido registradas en el ERP.
• Listas de materiales y rutas: Aprovecha las funciones de cambios de ingeniería, aprobaciones y liberaciones para asegurar que sólo la versión correcta sea conocida por el área de producción y planeación.
• Órdenes de venta y pronóstico de ventas: el objetivo es tener registrada una demanda realista que guie las acciones principalmente de planeación, embarques, producción y compras. Verifica que los pronósticos no estén desactualizados y que no se tengan órdenes de venta con fechas de entrega prometida establecidas en el pasado. Solo deja abiertas las órdenes que representen las solicitudes reales de tus clientes.
• Órdenes de producción: libera solamente las órdenes de producción que realmente se empezarán a trabajar de inmediato. Además de acostumbrarse a usar el módulo de producción como un medio de comunicación entre planeación y producción, estaremos asegurando la fiabilidad de las fechas de inicio de producción, que son vitales para los cálculos de capacidad y disponibilidad. Sólo mantén abiertas las órdenes que representen las necesidades reales de producción.
• Órdenes de compra: el objetivo es tener registrada una expectativa realista de cuándo se estarán suministrando los materiales, componentes y servicios que se necesitan para mantener operando a la empresa. Enfócate en mantener actualizadas las fechas prometidas de entrega empezando por las que estén establecidas en el pasado. Únicamente deja abiertas las órdenes que contengan cantidades realmente pendientes por suministrar.

En todos los casos, cualquier omisión o diferencia detectada se deberá investigar para evitar en lo futuro caer en el mismo problema. Sabemos que en todo proceso humano inevitablemente existirá variabilidad, sin embargo, el objetivo debe ser acercarse lo más posible al cien por ciento de exactitud.

Aprovecha el método Six Sigma para reducir la variabilidad, detectando sus causas y controlándolas para aumentar sistemáticamente la calidad de la información. Ésta debería ser una tarea continua y de tiempo completo.

Incluye dentro de las responsabilidades diarias de cada puesto los objetivos de exactitud en los registros de información que cada quien tiene a su cargo.

Por último, la mejor manera de mantener confiable a tu ERP es usándolo realmente: entre más se use para administrar la empresa, más personas habrá que dependan de esa fuente de datos y por lo tanto serán más cuidadosos con la exactitud de la información.

*Justo Barrientos es consultor Senior de Microsoft Dynamics AX de la empresa GCG. Es un especialista en temas de manufactura y control de proyectos, con más de 15 años de experiencia.