El falso mito de los manuales de procesos

Cuando pensamos en procesos y procedimientos la primera idea que viene a nuestra mente es algo burocrático, que limita la creatividad; algo aburrido, que puede generar inflexibilidad.

Esta es la percepción de muchos empresarios en relación a los manuales de procesos y procedimientos en los negocios; pero esto es un mito, pues en realidad son todo lo contrario.

Hay una gran cantidad de empresarios que han experimentado con éxito la utilización de estas herramientas, ya que los definen como un factor clave para el crecimiento de la organización.

Pero, ¿por qué ellos piensan así?

1.- La repetición de errores cuestan caro: los manuales de procesos son una manera de documentar los aprendizajes del negocio y evitar la repetición de errores conocidos, los cuales cuestan caro, pero su repetición cuesta aún más y es más difícil de perdonar, ya que se trata de una reincidencia.

2.- El conocimiento del negocio: a partir de la documentación de los procesos el empresario logra tener una visión más detallada de cómo funciona su negocio, de la interacción entre las áreas y lo que es importante en términos de ejecución en el día a día.

3.- El conocimiento se mantiene en la empresa y no en las personas: los manuales son una excelente forma de mantener el conocimiento del día a día dentro de la empresa y así no depender de las personas. Imagine que un supervisor del área de finanzas deja la empresa mañana. Si hay manuales de procesos, será mucho más fácil reemplazarlo y garantizar la misma calidad en el trabajo realizado.

Los manuales evitan que el conocimiento se concentre en las personas, además de dar una identidad a la forma de trabajar de la empresa, evitando que cada uno haga las cosas a su manera.

4.- Disciplina y organización: la existencia de los manuales da un sentido de disciplina y organización en la empresa, además de certidumbre a las personas que realizan el trabajo.

Es especialmente importante que los procesos más repetitivos y operativos estén documentados para dar mayor productividad a la empresa y velocidad de respuesta situaciones extraordinarias; pues se sabrá exactamente en qué etapa del proceso ocurrió el problema.

5.- Procesos, pero con flexibilidad: hay que saber en qué áreas y procesos aplicar la documentación y uso de manuales. En áreas que dependen más de la creatividad e innovación no es recomendable definir procesos muy cerrados e inflexibles, para que el área tenga la oportunidad de crear y ser innovador.