El Problema de la Administración: La productividad

En alguna época cuando estábamos incorporando el concepto de ambiente de control en la evaluación del riesgo de la auditoría, manejábamos ejemplos exagerados para diferenciar los estilos de dirección de la administración de cualquier empresa.

En esos ejemplos mencionábamos a dos directores de empresa, uno que en la mañana llegaba a la oficina a las 7 y en seguida tenía una junta de seguimiento con todas las subdirecciones y gerencias, después verificaba los reportes de venta del día anterior y tenía una reunión con el área de ventas y de producción para tomar las decisiones de los ajustes que hubiera que hacer a los programas respectivos, más tarde tenía una reunión con el director de tesorería y verificar los flujos requeridos para la operación y, en su caso, los ajustes necesarios a los programas de desembolso, etcétera.

El segundo director, a las 7 de la mañana, estaba llegando al campo de golf, y jugando 18 hoyos, a las 10 tenía un desayuno con los compañeros del club, bajo el pretexto de que está haciendo relaciones de negocios, a las 11 entraba a la oficina y mientras su secretaria le sirve el café, éste le pregunta al director de ventas cómo le fue en el estadio de futbol el día anterior; al medio día verifica el reporte de ventas y regaña a todos por no alcanzar los objetivos.

Estos dos ejemplos son los extremos de estilos gerenciales. Por supuesto está dirigido a poner en contraste la virtud de trabajo efectivo contra la total irresponsabilidad; sin embargo, en el día a día los funcionarios y empleados de las empresas pueden, por diversas razones tener momentos de alta efectividad y eficiencia, y otros en donde el trabajo simplemente no sale.

Las razones son diversas, pero en las empresas el administrador efectivo tiene que estar consciente de que debe tomar medidas para incrementar la efectividad, procurando que los distractores sean mínimos, considerando también que debe haber periodos de descanso para evitar el agotamiento y el hartazgo.

Los factores que influyen en la efectividad del trabajo de los individuos van desde agotamiento mental hasta factores de salud física, pasando por la falta de disciplina y dedicación al trabajo. Los distractores como son los juegos electrónicos en las computadoras y teléfonos, así como las pláticas de los eventos deportivos, de espectáculo, sociales, políticos, etcétera, pueden extenderse más allá de lo razonable y afectar la productividad general de un área completa de la empresa.

El factor de supervisión constante juega un papel importante en la eficiencia con la cual trabaja el individuo.

Normalmente, los factores motivacionales deberán estar diseñados para incrementar la eficiencia y eficacia del trabajo. Un ambiente limpio y despejado con luz adecuada, áreas de trabajo con espacio suficiente. Salas de trabajo en equipo adecuadas. Comunicación de expectativas y valores de empresa, asegurando que todos entiendan y se comprometan con esos conceptos.

Otro factor necesario para incrementar los niveles de eficiencia y eficacia es el convencimiento de los individuos de que juegan un papel importante en la cadena productiva, y que cualquier falla de cualquier elemento en esa cadena provocará que los demás individuos tampoco puedan llevar a cabo su trabajo.

El administrador debe llevar a cabo evaluaciones y determinar un diagnóstico de las mejoras que puede hacer para lograr una mejora en la productividad de sus empleados.