El Problema de la Administración: Las juntas de trabajo

Es bastante común entre los empleados de cualquier empresa el comentario: “otra junta de trabajo, que pérdida de tiempo”, o bien “el jefe citó a una junta, pero yo estoy muy ocupado, ve tú y me platicas lo que vieron”.

Otro problema muy común son las juntas “eternas”, esto es, reuniones en donde se sabe cuándo inician, pero no cuando terminan. Entre otros problemas que causan esto, son las agendas extraoficiales o individuales, también las interrupciones por cuestiones de trabajo o de llamada, la entrada a plática social, la discusión de las noticias del día o del partido de la noche anterior, etc.

También están las juntas “rutinarias”, en donde todos los asistentes ya se saben el guion de la junta porque siempre se tratan los mismos problemas y las mismas soluciones para llegar a la siguiente junta a repasarlos.

Todo lo anterior se refleja en el tedio que sufren los empleados cuando son convocados a juntas de trabajo. Muchas veces ya no soben ni por qué acuden, o que se espera de ellos en las mismas. En otros casos, los empleados acuden a ellas como una distracción a sus actividades, pero cuando se les pregunta cuales son las conclusiones generales de las mismas, no saben que contestar.

Uno de los principales problemas, es que no se tiene una clara idea del alcance de los temas a tratar, en otros casos, se da la entrada a agendas individuales de los asistentes, y el objetivo principal de la junta, se pierde.

Por último, en algunos casos, alguien tiene la iniciativa de decir que en las juntas no se está logrando nada, y por lo tanto deben dejar de hacerse.

Las juntas de trabajo, deben pasar de ser un capricho del jefe o una rutina innecesaria, a una poderosa herramienta de eficiencia y eficacia en la empresa ¿cómo lograr esto?

Lo primero que se tiene que establecer es el o los objetivos de la junta de trabajo. La administración de la empresa debe tener muy claro cuáles son los objetivos de cada junta o reunión y que conclusiones se tiene de cada reunión, nunca deberían buscarse más de cinco objetivos en cada reunión, de otra manera, puede caerse en juntas demasiado largas.

Debe establecerse un horario fijo para las reuniones y nunca durar más de una hora, cada punto de la orden del día debe tener claramente delineado el tiempo que se le asigna.

Los objetivos deben estar traducidos en puntos de agenda los cuales deben incluir primer, la revisión de los acuerdos de la reunión anterior, el reporte de los responsables de solucionar los asuntos asignados en juntas anteriores y que están en proceso, los asuntos emergentes que deben ser resueltos y la asignación de responsabilidades, una revisión de los resultados de la empresa o del área de la empresa y la revisión del alineamiento de los objetivos con la visión y valores de la empresa.

Las conclusiones deben estar construidas como planes de acción y resultados esperados de los mismos, así como los responsables asignados.

Este proceso requiere disciplina por parte de todos los involucrados, pero con el tiempo, se empiezan a obtener resultados concretos.