Administración de documentos

Hace muchos años, al trabajar en otra firma de contadores de las grandes de aquel entonces, el socio con el que colaboraba acostumbraba acumular papeles en su oficina, hasta el grado en que tuvo que hacer un hueco frente a él para que aquellos que teníamos que revisar algo con él tuviéramos un espacio para asentar las cosas.

Como buen joven aprendiz, uno emula tanto lo bueno como lo malo de sus jefes y empecé a acumular papeles en mi oficina. Sentía la necesidad de crear mi propio expediente de todo lo que pasaba por mis manos, llegando a tener el mismo problema que aquel jefe que tuve. Alguna vez, un amigo y colega me dijo: “Lo que tú necesitas es un escritorio de un metro cuadrado, con objeto de que sólo tengas enfrente la información con la que estás trabajando”. Me ha costado mucho trabajo eliminar esta costumbre, pero poco a poco lo he logrado.

El proceso no fue fácil, requiere que tengamos la disciplina de atender inmediatamente los asuntos que lleguen a nuestro escritorio y, una vez hecho, remitirlos a la siguiente persona que deba atenderlos, no sacar copias innecesarias.

Hoy en día, con la existencia de los procesos digitales, es todavía más fácil acumular documentos y sigue existiendo la tendencia de los acumuladores administrativos de atascar sus discos duros con dicha información.

Institucionalmente, esta situación no es una buena práctica. Los empleados de un negocio u otra institución sólo necesitan tener la información con la que están trabajando en ese momento. Toda aquella información adicional de consulta a la que deban tener acceso debe estar resguardada y sólo accesible a las personas que verdaderamente la necesitan.

El administrador de la empresa o institución debe asegurarse de que toda la información esté resguardada adecuadamente; que esté clasificada de tal manera que sea fácil encontrar cualquier dato o documento que se necesita.

La biblioteca de información de la empresa debe incluir:

1. Libros y documentos legales desde el origen de la empresa:

• Escritura constitutiva y todas sus modificaciones
• Libros de accionistas, actas de asamblea, minutas del consejo de administración y de cualquier otro comité que tenga la empresa
• Poderes otorgados a los funcionarios y empleados, así como las modificaciones a estos y las revocaciones
• Historia de aportaciones, reducciones y modificaciones a la estructura de capital y acciones
• Historia de utilidades y pérdidas generadas por año, de pagos de dividendos ya sea en efectivo o en acciones
• Políticas aprobadas por el consejo de administración.

2. Asuntos fiscales:

• Declaraciones anuales y de declaraciones complementarias
• Impuestos a utilidades, pérdidas fiscales y su aprovechamiento
• Cuentas fiscales de capital de aportación, de utilidad fiscal neta y cuenta de utilidad fiscal neta reinvertida.
• Papeles de trabajo históricos de la determinación de la depreciación y amortización fiscal de los activos por año y acumulada.

3. Información contable:

• Estados financieros anuales auditados autorizados por las asambleas generales ordinarias de accionistas
• Libros y registros contables del periodo y cinco (recomendable 10) años de periodos anteriores
• Políticas contables vigentes.

4. Asuntos operativos:

• Manuales de políticas y procedimientos e instructivos de operación de todos los equipos y procesos de la empresa
• Planos y diseño de las instalaciones de la empresa, así como modificaciones a estos.

5. Información legal:

• Contratos vigentes con clientes y proveedores y otros prestadores de servicios
• Permisos y autorizaciones del gobierno
• Títulos de propiedad de bienes inmuebles
• Títulos de concesión de todo lo que sea aplicable
• Registros de patentes y marcas.