¿Cómo elegir el mejor software para mi negocio? Parte VI… El mercado de Software.

El mercado de Software lo podemos analizar en cuatro grandes categorías que a continuación se describen:

- Paquetes administrativos

- ERP Básico

- ERP Intermedio

- ERP Avanzado

Paquetes administrativos: Son aquellos que cubren solamente requerimientos básicos en la administración de negocios micro y pequeño; incluye los paquetes contables, administrativos y de nomina entre otros; algunos de ellos ya muy bien conocidos por el mercado. Generalmente se pueden adquirir en anaqueles de tiendas especializadas de oficina y cómputo por algunos miles de pesos. Incluyen también los paquetes de oficina.

La característica principal de estos paquetes administrativos es que funcionan de forma independiente uno de otro y los registros de las operaciones no están integrados en una sola base de datos. Estas soluciones son ideales para los pequeños negocios que requieren empezar a controlar su facturación y clientes por una parte, su contabilidad y su nomina por otra parte. Los servicios para instalar y hacer funcionar estas aplicaciones teóricamente los puede realizar el empresario, sin embargo, siempre es bueno contar con la experiencia de la fábrica de software que hayamos elegido, tanto por su consultoría, como por su soporte técnico. El soporte técnico para este tipo de aplicaciones suele tener costo y algunos fabricantes lo ofrecen “gratis”. Sin embargo a la hora de tener una respuesta pronta y expedita porque nuestro sistema falló, nos damos cuenta porque “gratis” no es necesariamente lo mejor. El costo de las aplicaciones suele estar en los miles de pesos. Generalmente estas aplicaciones se adquieren y se aprenden a usar tal y como están hechas. Eso complica su adopción, ya que chocará con la forma en la que nosotros trabajamos. En este caso no queda mas que adquirirlas y adaptarnos nosotros a su funcionamiento. Es posible hacer modificaciones, pero son muy costosas (considerando el tamaño del negocio) y complejas. Muy probablemente el fabricante, después de analizarlo se niegue, porque solamente hacen modificaciones a sus sistemas si éstas, agregan valor a su producto.

Grado de complejidad: Bajo

ERP Básico: Son aquellos que se adquieren igualmente en anaqueles, o en ocasiones a través de distribuidores especializados; estos ERP´s básicos, a diferencia de los anteriores, ya integran en una sola base de datos las operaciones y cubren diversas áreas básicas del negocio como son el punto de venta, la facturación, compras, almacenes, traslados, entre otras. Su costo suele estar también en los miles de pesos. Y al igual que en todos los casos, se requerirá de consultoría para la implantación y soporte técnico para su uso y mantenimiento. Generalmente en este segundo nivel tecnológico, estas aplicaciones también se adquieren tal como se encuentran en el anaquel, sin embargo será posible y necesario hacer algunas adaptaciones menores (si el fabricante lo permite) que nos ayuden a alinearnos mejor con el software y la forma en la que fue construido; eso también complica su adopción, ya que notaremos también, que la forma en que fue construido choca con la forma en la que nosotros trabajamos y estamos acostumbrados.

Existe una enorme variedad de productos para este mercado de ERP Básico, sin embargo podemos decir que existen los productos más “sencillos de usar” que se enfocan exclusivamente en el control de las operaciones, y otros que además de controlar las operaciones, también incluyen aplicaciones de control estadístico, inteligencia de negocios, que por su naturaleza son más complejos de implantar y aprovechar. Aquí es donde el grado académico se vuelve relevante.

Grado de complejidad: Bajo-Medio

ERP Intermedio: Estas son soluciones que necesariamente tenemos que buscar a través de canales especializados, ya que por su precio y complejidad no los encontraremos en anaqueles, como es el caso de los dos anteriores. Estos productos están diseñados para las empresas Pymes de mayor tamaño, que requieren integración “total” de sus operaciones, en diversas áreas administrativa, fiscal, producción, múltiples almacenes y cientos de empleados. El costo de ésta tecnología suele estar en el rango de las decenas de miles de dólares (considerando múltiples usuarios, ubicaciones, almacenes, etc). En estos niveles de software, la consultoría de tecnologías blandas es indispensable, para armonizar los procesos operativos con los del software. Estas implantaciones suelen entrar en el rango de los cientos de miles de dólares como inversión inicial. En este ERP intermedio, la necesidad de una re-ingeniería completa es necesaria, ya que integrar al negocio con la forma en la que opera el Software resulta indispensable.

Grado de complejidad: Medio-Alto

ERP Avanzado: Estas soluciones están reservadas para los grandes jugadores de las grandes industrias, no solo por la gran complejidad, también por el enorme costo económico de adquirirlas y mantenerlas funcionando. Estas soluciones suelen estar en el rango de precio de las múltiples centenas de miles de dólares hasta millones de dólares, y son responsables de soportar miles de millones de operaciones de grandes transnacionales que cuentan con operaciones, almacenes y oficinas en muchas partes del mundo.

Grado de complejidad: Alto

El capital intelectual como verdadero catalizador del ERP

A medida que avanzamos en la matriz Nivel Tecnológico Vs Costo, mas compleja, costosa y tardada es la correcta implantación de un ERP y también mas alto el grado académico necesario para “pasar el examen” y las capacidades intelectuales para aprender, comprender y adoptar nuevas formas de pensar y de trabajar son el verdadero reto.

Es importante mencionar que en sí mismo, el grado académico no garantiza absolutamente nada; no es así, con la capacidad de aprender, cambiar y adaptarse al nuevo entorno, esto no lo otorga ningún tipo de titulo. De la forma que el grado académico ayuda, es que implantar un ERP es como ir a la escuela, requerirá esfuerzo, estudio, comprensión y como sabemos no habrá garantías y dependerá directamente de nuestras capacidades y esfuerzo invertido; sin embargo, cuando decidimos por el software sera necesario definir el grado de complejidad, es indispensable analizar a profundidad cual es el software que va de acuerdo con el tamaño de mi negocio, el presupuesto, las capacidades intelectuales organizacionales y el grado académico promedio de mi negocio; que serán el verdadero catalizador de todo el esfuerzo de implantación.

Existe por otra parte, la famosa y costosa resistencia al cambio (tema que desarrollaré mas adelante), por lo que también se requiere fortaleza emocional o resiliencia para afrontar el demandante cambio: de lo manual hacia lo digital, de la Era industrial a la Era Digital.

La tecnología no pide permiso, se impone y al hacerlo impone también nuevas, muy distintas reglas y solo aquel que comprenda estas nuevas reglas y las aplique, tendrá oportunidad de participar en la Era digital en la que estamos a punto de entrar de lleno, dejando atrás al mismo tiempo la Era industrial, que por mas de 300 años rigió nuestra realidad.

Continuará…

Conoce nuestros servicios en www.impulsoyme.net