La escasez y la  administración de inventarios

Aquellos encargados de la administración de cualquier entidad, sea productiva, comercial, gubernamental o cualquier otra que dependa de algún tipo de insumo, materia prima o producto, tienen como tarea primordial asegurar el suministro suficiente y oportuno para cumplir con sus funciones.

Lo anterior significa que tendrán que estar al pendiente para anticipar cualquier situación que pueda poner en riesgo el suministro suficiente y adecuado para cumplir con sus objetivos.

Situaciones como desastres naturales, tendencias en el comportamiento del clima, así como guerras, cambios políticos, conflictos comerciales, pueden alterar la cadena de suministros, como lo hemos visto en los últimos años.

Así, la producción de alimentos puede verse alterada por climas extremos, como son sequías prolongadas o tormentas tropicales como ciclones o huracanes.

Además la producción y el suministro de minerales, u otros productos químicos secundarios, esenciales para la producción de muchas manufacturas, puede verse interrumpido por las mismas circunstancias ya mencionadas.

La administración de las entidades, tienen que estar bien informadas de todas esas situaciones y saber cómo pueden afectar la cantidad y oportunidad de los insumos, materias primas y productos que forman parte de sus procesos, además de tener alternativas de suministro que pueden tener.

Además, será necesario contemplar que la escasez sea tan importante que hubiera que prescindir de algún insumo o producto por algún tiempo, esto afectaría la relación que tiene con sus clientes y usuarios.

En este mismo orden de ideas, será necesario que se analice la posibilidad de sustituir algunas materias primas o insumos a fin de asegurar la producción, esto puede significar que la entidad tenga que alterar algunos procesos a fin de ajustarlos a las características del producto alternativo y de esa manera asegurar el nivel de calidad requerido.

También es necesario revisar la política de niveles de inventario, cuando la tendencia muestra una baja en la disponibilidad de ciertos productos, así puede que sea necesario incrementar el nivel de existencias y de esta manera asegurar la disponibilidad por el período que se estime pueda durar la escasez del insumo.

Sin embargo, se debe ser prudente dentro de esta sobre inversión, por que existe el riesgo de aumentar las existencias en una proporción mayor a las necesarias.

Es importante hacer notar que cuando existe escasez, habrá un impacto en los precios de esas materias primas o insumos, lo que incrementará el costo de producción y distribución para hacer llegar el producto a los clientes.

Esto significa que la administración tendrá que revisar toda su estructura de costos y como influirá en los márgenes de utilidad o productividad, y por lo tanto el impacto que pudiera tener en los precios finales al cliente.

Estas tareas son constante y tienen que ser parte de la rutina de revisión de las estrategias y planeación de la empresa.