3 de cada 10 empleados no reporta gastos corporativos: ¿Cuál es el impacto en la compañía?

Los viajes corporativos se han reactivado después de la pandemia, y los colaboradores realizan cada vez más este tipo de viajes, en gran parte impulsados por el nearshoring; sin embargo, el 20% de los trabajadores no reporta los gastos.

El reporte de gastos corporativos es un desafío para las organizaciones mexicanos. Jakub Roubal, director de incentivos, reconocimientos y gastos en Pluxee Fintech México destaca que “en el sector de viajes corporativos se estima que alrededor del 20% de gastos menores por traslados no se deduce, el equivalente entre el 5% y 6% de los gastos globales de la compañía”.

Esto se agrava debido a que tres de cada 10 empleados no documentan ni informan adecuadamente sus gastos para transporte, comidas o alojamiento y de lo que si se documenta, el 30% presenta irregularidades por falta de control administrativo.

Jakub Roubal destaca que “el 90% de los colaboradores está de acuerdo con que la mejora y automatización de los sistemas de pago facilitaría el proceso en la comprobación de gastos empresariales, tanto para el colaborador como para la empresa”.

¿Qué gastos se reportan mal?

Pluxee señala que con la reactivación de los viajes de negocio, debido al nearshoring, las organizaciones se enfrentan al aumento de gastos mal reportados por los colaboradores; los principales son:

1, Comida y viáticos: Los colaboradores no siempre especifican el motivo de la comida o el viaje, dificultando la comprobación de su necesidad. Además, los tickets suelen estar incompletos; sin fecha, lugar, importe total o la cantidad de personas que participaron.

Asimismo, algunos colaboradores pueden presentar gastos que parecen excesivos para el tipo de actividad realizada.

2. Kilometraje: Se cometen errores al calcular la distancia recorrida o al usar tarifas incorrectas y no siempre se presentan tickets de peaje o gasolina para respaldar el kilometraje.

Otra problemática con la que encuentran las empresas es que algunos colaboradores pueden usar el vehículo de la empresa para fines personales y cargar los gastos a la empresa.

3. Materiales y suministros: En ocasiones, los colaboradores compran materiales sin la autorización previa del departamento correspondiente y no siempre se describe claramente el tipo de material o suministro adquirido. Además, se pueden presen facturas con precios inflados o falsos.

4. Otros gastos: Algunos colaboradores pueden intentar cargar a la empresa gastos que no tienen relación con su trabajo, como regalos, servicios personales y accesos a espectáculos o de entretenimiento como conciertos o museos.

En general, cualquier gasto que no esté acompañado de la documentación adecuada (facturas, tickets, recibos, etc.) es susceptible de ser mal reportado.