La función del consejo de administración 2ª parte

Continuando con el tema de la semana pasada, las empresas o cualquier tipo de entidad que tiene un grupo de accionistas diverso, no involucrado con la operación, pero interesado en lograr los objetivos para los que la propia entidad fue creada, forzosamente tendrá que contar con un consejo de administración efectivo, en donde sus principales objetivos serán:

1. Brindar asesoría y apoyo al director general para que éste a su vez tenga elementos de objetividad, experiencia, independencia y conocimientos para la toma de decisiones.

2. Contribuir a que la entidad logre sus objetivos de una manera rentable y eficaz, con una visión de permanencia a largo plazo.

3. Promover un nivel de ética y actuación en toda la organización, que aseguren que tanto la imagen de la entidad como su desempeño sean garantía de honestidad, transparencia y compromiso social.

4. Vigilar el cumplimiento de las leyes y reglas que apliquen a la entidad, buscando que exista una imagen ante las autoridades y el público en general de legalidad y cumplimiento.

5. Impulsar el desarrollo, la innovación y la mejora continua en todos los procesos de la entidad, a fin de que siempre esté a la vanguardia en la actividad y sea líder en su mercado.

Para lograr los objetivos anteriores, el consejo de administración debe estar organizado y funcionar de tal manera que logre tomar decisiones ágiles, oportunas e informadas, así como poder dar seguimiento al cumplimiento puntual y oportuno de dichas decisiones.

Así, el consejo deberá reunirse con periodicidad para tomar decisiones y dar seguimiento adecuado a su cumplimiento. Dependiendo del grado de involucramiento, la velocidad de la respuesta y la naturaleza de las decisiones, la periodicidad podrá variar desde mensual hasta anual, siendo lo más común las trimestrales.

Cada reunión del consejo deberá estar convocada con suficiente antelación y esta convocatoria incluir los temas que serán tratados mediante una orden del día, y de toda la documentación que permita a los consejeros y al comisario analizar con anticipación los temas que serán tratados. Dentro de esta información se incluirá, los reportes financieros y operativos suficientes para informar sobre la marcha de la entidad. Así como cualquier otra información técnica, legal o administrativa que brinde elementos suficientes para la discusión y opinión informada de los temas a tratar.

El secretario del consejo deberá encargarse de que todas las discusiones y acuerdos queden asentadas en un acta que incluya tanto el acuerdo como el responsable de dar seguimiento o llevarlo a cabo. Así mismo el secretario debe distribuir entre todos los consejeros el borrador del acta, a fin de que estos puedan aclarar cualquier discusión o resolución que no haya quedado apropiadamente asentada. En la siguiente sesión, el acta deberá ser aprobada por mayoría de los consejeros.

Todos los acuerdos deben ser votados y aprobados por mayoría, y tal votación también deberá quedar asentada en el acta.

En la siguiente semana, seguiremos hablando del consejo de administración, sus atribuciones y sus responsabilidades.