Los datos se han convertido en activos estratégicos para la consecución de los objetivos de cualquier organización. Compañías de una gran cantidad de sectores e instituciones gubernamentales generan y utilizan datos que dan cuenta de la productividad, la eficiencia y la confiabilidad de todo tipo de procesos. Para la Asociación Internacional de Gestión de Datos (DAMA), una adecuada administración de estos activos permite mejorar la toma de decisiones, lo que a su vez conduce a la mejora de productos y servicios.       

Empresas de transporte de combustible que cuantifican cada variación en la presión de los ductos y la composición molecular del gas o aceite que circule por estos; sistemas tributarios automatizados capaces de almacenar y analizar la información de ingresos y egresos de un contribuyente o comercios que se sirven de la información de sus clientes para orientar sus estrategias de venta con mayor precisión son solo algunos ejemplos que lo que las organizaciones realizan actualmente con los datos que recaban desde una infinidad de fuentes.                     

Para algunos, los datos son recursos naturales similares al petróleo o al carbón, los combustibles de las dos primeras revoluciones industriales. Verbos como extraer, refinar o procesar se utilizan lo mismo para describir cómo se construye una base de datos que el método de producción de un barril de crudo. No obstante, a diferencia del carbón o del petróleo, los datos son un activo que no se gasta con el tiempo y al usarse no se consume, de acuerdo con DAMA que realizó el primer Congreso Internacional de Gestión de Datos e Información en la Ciudad de México en noviembre pasado.

Un aumento de las capacidades de adaptación y resiliencia de las organizaciones, seguridad sobre su reputación, confianza en la información que se recibe y se transmite y la garantía de poder ofrecer un manejo ético de la información son algunos de los beneficios que supone la gestión de datos, según Sue Geuens, presidenta de DAMA Internacional durante su conferencia magistral.

La extracción de datos es un proceso complejo

Para Melanie Mecca, directora de Productos y Servicios de Gestión de Datos del Instituto de Integración de Modelos de Madurez de Capacidades (CMMI), un deficiente modelo de gestión de datos recae en un 19% en la recolección o extracción de la información y en un 60% en la organización y limpieza de la misma. El otro 21% es responsabilidad de una distribución no equilibrada de las labores dentro de un proceso de gestión de datos.         

Un buen ejemplo de una compañía cuyos productos y servicios abarcan buena parte de los procesos de gestión y tratamiento de estos nuevos activos es Kodak Alaris, que después de haberse escindido del gigante de las cámaras fotográficas Kodak Eastman hace cuatro años, se concentró en el negocio de la captura inteligente de datos e imágenes y ahora se ha aventurado en un mercado relativamente nuevo, el de la extracción, análisis y gestión de información.

En el área de la digitalización y reconocimiento de imágenes y documentos, Kodak Alaris produce 30 modelos distintos de escáneres de precisión y dedica buena parte de su modelo de negocio a la comercialización de software de captura y digitalización de datos, en donde encontraron la ventana de oportunidad que ofrece el negocio de la gestión de información.

“Más de 90% de los datos que manejamos no están estructurados, porque provienen de correos electrónicos, redes sociales y de muchas otras fuentes, y nuestro trabajo es gestionar y transformar toda esa información para apoyar a las compañías en su utilización con el fin de que generen más ganancias o para transformar un flujo de trabajo y hacer una reducción importante en los costos”, dijo en entrevista Vanilda Grando, directora de Ventas para las Américas de Kodak Alaris.

Para la directiva, una tendencia en la extracción de datos para muchas entidades, especialmente de los sectores financiero, gubernamental y retail, es que la recolección de la información se dará cada vez más en lo que se conoce como el front-end, es decir frente al usuario o consumidor.

“La idea es que en muchos de estos negocios o instituciones el proceso de extracción de datos sea digital, que no se necesiten formularios en papel que luego sean digitalizados”, dijo Paulo Fernandes, director de Negocios de América Latina en Kodak Alaris.  

Como se puede ver los clientes de Kodak Alaris deben tener muy claro qué tipo de información requieren de sus clientes y usuarios para mejorar los productos y servicios que les ofrecen. En este sentido, Melanie Mecca advierte que para realizar una extracción de datos que sirva a los objetivos de una organización, ésta debe primero conocer cuáles son sus metas y considerar factores complejos a la hora de elegir qué tipo de información requiere para conseguirlas.                        

“El punto no es escanear una imagen, sino entender cuál es la información que el cliente requiere con el escaneo de la imagen”, dijo Vanilda Grando.

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erp