En artículos pasados, se abordó el tema de la competitividad como uno de los retos más importantes de los abogados y las firmas, en este artículo se desarrollarán aspectos como la disposición al cambio, la administración de riesgos y la renovación, uso y actualización de herramientas tecnológicas, como otros retos que a mi juicio son igualmente importantes al interior de las firmas de abogados, y que evidentemente se integran con la gestión del conocimiento.

En primer lugar abordaré la disposición al cambio. Este reto implica iniciar un trabajo de cambio cultural al interior de las firmas para lograr persuadir a todos los abogados, ayudándoles a interiorizar la volatilidad que sufre el mercado de los servicios legales y la necesidad de cambio de pensamiento para lograr ser más competitivos. 

Para afrontar este reto, el perfil de cada abogado deberá incluir la habilidad de promover la implementación de nuevas formas de trabajo, la percepción de la tecnología como un aliado necesario y la capacidad de reflexionar constantemente sobre cómo mejorar y hacer más eficiente su trabajo. 

Por parte de las firmas, el cambio deberá estar orientado a sus planes de retención y fidelización de estos abogados, implementando un conjunto de incentivos como: home office, flexibilidad, acceso a la información desde cualquier lugar del mundo, el efectivo trabajo en equipo entre generaciones (baby boomers y millennials), el uso de tecnología principalmente como medio de comunicación (no reuniones presenciales), entre otros.

El segundo reto será enfocarse fuertemente en la administración de riesgos, aspecto que abarca estrategias de compliance y seguridad. La seguridad, protección y confidencialidad de la información es una tranquilidad que se debe transmitir a los clientes a través del uso responsable de las herramientas tecnológicas que se tienen disponibles.

Como tercer reto está la renovación, uso y actualización de herramientas tecnológicas, permitiendo poner a otro nivel las firmas de abogados al generar competitividad en el mercado. Hoy las firmas deberían mover todo su esquema de data center (on premise) a un esquema tercerizado y cloud, y enfocarse en resolver la siguiente pregunta: ¿para cuándo estarán las aplicaciones core convertidas en servicios core (cloud), en un modelo de pago SAAS (software as a service)?

¿Cómo se integra la gestión de conocimiento?

La gestión del conocimiento es uno de los departamentos estratégicos de las firmas, es el que se preocupa principalmente por la adecuada captura de información, lograr conservar la memoria institucional, implementar las mejores prácticas y herramientas para promover el compartir la información y, finalmente, lograr analizar toda la información para generar nuevo conocimiento. 

Para lograr el objetivo planteado anteriormente, es importante analizar, diseñar y ejecutar un plan de gestión del conocimiento que se ajuste a cada firma e integre una estrategia para superar los retos que enfrentan las firmas de abogados hoy. 

Este plan se deberá desarrollar por fases percibiendo los resultados tangibles a largo plazo, por esto es importante tomar la iniciativa e iniciar este proceso lo antes posible. La implementación de procesos de gestión del conocimiento deberá estar acompañado de tecnología (entendiendo la tecnología como medio, no como fin) e innovación; para esto es clave que las firmas estén dispuestas a probar, fracasar y volver a intentarlo, es decir, deben estar preparadas para: “pensar desde fuera de la caja” y “probar rápido y económico”, pero nunca dejar de intentarlo.

Procesos foco de trabajo de la gestión del conocimiento:

  1. Business process management (BPM): Identificar los procesos de negocio más importantes, para enfocar los esfuerzos correctamente para la optimización.
  2. Enterprise content management (ECM): Implementación de herramientas tecnológicas que permitirán la adecuada gestión, acceso a la información y conocimiento crítico.
  3. Enterprise search software: Acceso integral a la información de la firma desde un único punto de búsqueda, generará valor, permitirá tomar las mejores decisiones (extracts e insights).
  4. Customer relationship management (CRM): Acceso 360º a la información de los clientes permitirá conocerlo y anticiparse para ser diferenciador.
  5. Big data y artificial intelligence (AI): Ir avanzando en la implementación de herramientas de análisis, con el fin de clasificar información y agilizar los análisis de documentos.
  6. Virtual assistants: Automatizar tareas sencillas a través de los chatbots será la clave para ser eficientes y competitivos.