El control interno en las cuentas por cobrar

La semana pasada hablamos de la importancia de una buena administración en el área de cuentas por cobrar y de los riesgos que se corren en la misma.

Hoy quiero entrar más detalladamente en el tema del control interno de las cuentas por cobrar, que forma parte del ciclo de transacción de ingresos–cuentas por cobrar–cobranza.

Al realizar un control interno efectivo, la administración de la empresa implementa acciones que posibilitan un ambiente de control adecuado, identificación de riesgos efectiva, actividades de vigilancia que respondan a riesgos reales, todo basado en sistemas de información y comunicación dentro de la compañía, y por supuesto un proceso de monitoreo, que vigile que todo el sistema se está cumpliendo. (Éstos son los cinco elementos de control de acuerdo con el Marco COSO del cual ya hemos hablado en un artículo anterior).

Al implementar actividades de control en el ciclo ingresos–cuentas por cobrar–cobranza, hay que identificar los riesgos en los que puede incurrir la empresa que impidan alcanzar sus objetivos. Estos riesgos tienen que ver totalidad, existencia/ocurrencia, valuación/asignación, derechos/obligaciones y presentación y revelación. (Éstas son las aseveraciones que la administración de cualquier entidad declara respecto de la información financiera que emite).

También es necesario considerar los objetivos de procesamiento de información que el COSO define, como son la totalidad, la exactitud y la validez de las operaciones procesadas.

Tomando en consideración todo lo anterior, los riegos que, en una empresa industrial o comercial típica, se pueden encontrar en el ciclo que nos ocupa son:

En el proceso de ventas:

• Las ventas no reflejan toda la mercancía vendida.
• Las ventas incluyen facturas que no corresponden a mercancía entregada.
• Las facturas no fueron valuadas apropiadamente.
• El registro de ventas no incluye todas las facturas/ventas efectuadas.
• El registro incluye ventas que no fueron realizadas.

En cuentas por cobrar:

• El saldo no incluye todas las cuentas por cobrar a las que la empresa tiene derecho.
• El saldo en cuentas por cobrar refleja saldos por los que la empresa no tiene derecho a recuperar efectivo.
• Las cuentas por cobrar tienen un deterioro en su valor derivado de problemas de cobranza.
• La empresa no ha registrado el cambio en el valor de las cuentas por cobrar denominadas en monedas diferentes a la de registro.
• No se ha revelado en la información financiera todos los aspectos relevantes a considerar en su análisis.

En cobranza:

• La cobranza efectuada no ha sido registrada en su totalidad y apropiadamente.
• Se ha aplicado al saldo cobranza no efectuada o se han registrado en cuentas equivocadas.
• No se ha dado seguimiento adecuado a la cobranza.

La lista de riesgos es amplia y de acuerdo con el grado de sofisticación de la empresa, pudieran agregarse riesgos específicos.

Una vez identificados los riesgos, de acuerdo con las circunstancias de la empresa, la administración asigna actividades de control adecuadas para cada riesgo. Estas actividades deben incluir la combinación adecuada de los siguientes tipos de control:

• Controles de aprobación y autorización
• Controles de verificación
• Controles de inspección física
• Controles sobre información en archivos maestros
• Comparación y conciliación de datos derivados de dos o más fuentes de información relacionada
• Controles de supervisión.