El control del dinero (parte 2)

La semana pasada hablamos de algunos riesgos que corre la administración de un negocio en cuanto al manejo del dinero. Quiero continuar tratando el tema y ver qué medidas puede implementar la dirección para prevenir, detectar y corregir cualquier riesgo relacionado con el manejo de su tesorería.

Los contadores de la vieja guardia siempre decían: cuida el dinero hasta el nivel de centavos, porque ahí puedes detectar los desvíos del mismo.

Entendiendo un negocio en lo general, las transacciones que lleva a cabo una empresa se dividen en las siguientes:

• 1. Venta a cobranza.
• 2. Compra a pago.
• 3. Materia prima a producción a producto terminado.
• 4. Nóminas y recursos humanos.
• 5. Tesorería.
• 6. Impuestos, cálculo y pago.
• 7. Inversión en bienes de capital.
• 8. Generación de información financiera y operativa.

Como se aprecia, en todos estos ciclos de transacción está involucrado el flujo de efectivo, ya que es como la sangre que le da alimento a todos los elementos de la organización para que funcionen adecuadamente.

Conforme la empresa es de mayor tamaño, las transacciones se vuelven más complejas y, por lo tanto, el control interno también. Para empresas medianas y pequeñas, los procedimientos de control necesarios pueden ser más simples y prácticos de implementar, pero siempre es necesario que exista un control efectivo. Es decir, hay que mantener el sistema tan simple como lo permita el proceso, con objeto de no generar complejidad y burocracia innecesarias.

Para controlar el dinero es necesario que la empresa se imponga una serie de objetivos de control que le permita prevenir o detectar los riesgos.

En general, los objetivos de control son definiciones de las situaciones que se pretende controlar, como que “todas las cuentas por cobrar tengan el seguimiento necesario para asegurar que se lleva a cabo una cobranza oportuna”.

Cada objetivo de control puede cubrir uno o más riesgos; cuando cada propósito se realiza mediante procedimientos específicos, entonces podemos decir que el control interno es efectivo.

Los principales objetivos deben seguir los procesos importantes en cada ciclo de transacción en el que esté involucrado el efectivo. Algunos objetivos de control en este ámbito son:

• 1. Toda la cobranza es depositada, identificada y registrada con oportunidad.
• 2. Todas las cuentas bancarias están conciliadas entre los libros y los estados de cuenta del banco y no existen partidas pendientes de identificar. Las partidas en conciliación quedan eliminadas el mes siguiente.
• 3. Todos los desembolsos son autorizados y se encuentran contemplados en los presupuestos de la empresa. Corresponden a operaciones necesarias para la empresa y son programados de acuerdo con las necesidades y posibilidades de la empresa.
• 4. Todos las disponibilidades son invertidas apropiadamente de acuerdo con las políticas de riesgo de la empresa.
• 5. Los préstamos y financiamientos son autorizados por los niveles requeridos y sus disposiciones son controladas y registradas en los libros apropiadamente.

Todo lo anterior debe estar enmarcado en una actitud de control por parte de la administración. Es decir, ésta debe vigilar que todos los participantes en los procesos lleven a cabo su trabajo con probidad, oportunidad y eficiencia. La administración debe observar todos los reportes financieros y operativos de la empresa y verificar que éstos arrojen información congruente y acorde con las expectativas.