Control de costos

Como comentamos en el artículo anterior, una de las partes medulares del control presupuestal es el presupuesto de flujo de efectivo, que permitirá a la empresa cumplir con sus obligaciones y, por supuesto, con sus metas y objetivos. Dentro de dicho flujo, los costos de producción normalmente serán el principal desembolso.

Una de las principales preocupaciones del administrador moderno es que los recursos de la empresa sean aprovechados de manera eficiente, sin que haya despilfarros. Dado el incremento de la competencia, que normalmente presiona los márgenes de utilidad hacia abajo, la administración tiene que encontrar nuevas maneras de eficientar los costos de la empresa.

El mayor uso de recursos en las empresas es la producción de los bienes o el costo de los servicios ofrecidos. El objetivo es alcanzar el mayor volumen al menor costo posible. La definición de cuánto es necesario producir depende de los objetivos de venta que la planeación estratégica y el área comercial hayan definido para la organización.

Basado en los objetivos de ventas, el área de producción definirá las necesidades de materia prima, mano de obra, energía, etc. (en conjunto vamos a llamarlos insumos) que requerirá para cumplir con sus metas de producción.

Una vez definido lo anterior, deberá elaborar un plan de producción en donde establezca los tiempos en los que deberá producirse cada tipo de producto (en el caso de los servicios, los tiempos en los que deberá prestarse el servicio) y, por lo tanto, cuándo serán requeridos los insumos.

Esto tiene por objeto no invertir los recursos de la empresa cuando no son requeridos y tratar de llegar a un concepto de “justo a tiempo” en la administración de los insumos. Una excepción a esta regla se da cuando alguna materia prima es escasa o difícil de conseguir, por lo que se requerirá de un nivel de existencias mayor que asegure el suministro dentro del periodo suficiente, para asegurar que se van a cubrir las necesidades de producción hasta que se consiga de nuevo dicho material; en este caso, deberá tomarse en consideración el costo adicional de almacenaje y costos relacionados que esta situación represente.

En cualquier proceso productivo existe un componente de desperdicio inevitable. La planeación de la producción deberá programar todo con objeto de minimizar lo más posible ese elemento y, por otro lado, buscar obtener algún beneficio del desperdicio.

Una vez hecho todo lo anterior y basado en la información generada por el área de producción, el sector responsable de costos deberá determinar el gasto planeado, al que llamaremos “costo estándar”. Debo aclarar que el método de valuación de inventarios denominado estándar es una técnica de asignación de costos que se utiliza cuando los resultados de su aplicación se aproximan al costo real. Éste debe ser ajustado periódicamente y en casos en que las circunstancias bajo las cuales fueron determinados cambien de manera importante.

Independientemente de utilizar este método para registro contable, su principal uso será para efectos de control de costos. El monitoreo del comportamiento de los costos “reales” y la determinación de las variaciones contra el estándar deberán ser utilizados para investigar y ajustar las causas de dichas variaciones, a efecto de que no perjudiquen los márgenes de utilidad deseados; asimismo, si las circunstancias así lo requieren, definir la necesidad de ajustar los precios de venta.