Las organizaciones también deben poner la casa en orden

De acuerdo con la Real Academia Española, la palabra orden tiene muchas definiciones (21 para ser exactos), algunas de ellas se refieren a la comanda que se toma en los restaurantes y otras a organizaciones religiosas; sin embargo, las cuatro primeras definiciones son las que hoy nos ocupan, a saber: 1. Colocación de las cosas en el lugar que les corresponde; 2. Concierto, buena disposición de las cosas entre sí; 3. Regla o modo que se observa para hacer las cosas y; 4. Serie o sucesión de las cosas.

De acuerdo con lo anterior, cuando decimos que vamos a poner la casa en orden, es que vamos a hacer una revisión de todas las cosas que tenemos en la casa y les vamos a buscar el lugar que les corresponde.

Quiero hacer énfasis de que cualquier tipo de entidad también debe tener la casa en orden, desde los procesos industriales hasta los administrativos, cada cosa, tarea o documento debe estar en su lugar y ser localizable en cualquier momento.

Sin embargo, en este artículo no quiero entrar en temas de procesos industriales, o administrativos, más bien me quiero centrar en el tema de la documentación legal y corporativa de las entidades.

Conforme las entidades acumulan más antigüedad, el problema de administrar la documentación, se vuelve más complejo. Existen documentos que tienen vigencia, como por ejemplo la documentación contable y administrativa, que de acuerdo con las leyes tiene que ser guardada por máximo de 10 años y que cuando existen procesos legales abiertos puede tener que conservarse más tiempo.

Por otro lado, existe información que es necesario guardar de una manera permanente, ya sea para consulta, o por que representa información que documenta la propia estructura legal y corporativa de la entidad. Por ejemplo, nunca se va a desechar la escritura constitutiva de una sociedad o las escrituras que avalen la propiedad y posesión de bienes inmuebles, así como las las actas de asamblea de accionistas junto con sus anexos, que ha sostenido la empresa y que registran todas las decisiones que los dueños han tomado y que han modificado la estructura legal y financiera de la empresa, incluyendo la constitución de reservas, la adquisición y disposición de los bienes de la entidad y la forma en que los resultados han sido aplicados, incluyendo la documentación de soporte de la determinación de las cuentas fiscales del patrimonio como son el capital de aportación por accionista y la utilidad fiscal neta de cada año.

Adicionalmente, existe documentación legal referida a contratos de largo plazo y que contienen obligaciones de responsabilidades y garantías que pueden extenderse más allá de la vida del propio contrato.

Lo anterior implica que de forma permanente existe una persona o área dentro de la entidad que está encargada de vigilar que se cumplan todos los requisitos de documentación legales, de tener un registro de todos los documentos históricos existentes y de resguardar con orden todos ellos.

Ese orden de documentación requiere de lo siguiente: primero toda la documentación tiene que ser catalogada de acuerdo con el tipo y requerimiento legal o estatutario, los años a que corresponden y el lugar de resguardo que tiene que ser manejado con todo el cuidado, ya que tiene que trascender a los dueños y las administraciones que en el transcurso del tiempo tenga la entidad.