La administración de inventarios

El capital de trabajo de una empresa se refiere al recurso que ésta necesita para mantenerla en operación. Dicho capital de trabajo puede ser líquido (en disponibilidad inmediata) o invertido en cuentas por cobrar a los clientes, como veíamos en los dos artículos anteriores o en inventarios.

Los inventarios pueden ser de materia prima, producción en proceso o en producto terminado listo para la venta. En el caso de empresas constructoras o aún de servicios, el inventario se verá reflejado en los proyectos en proceso, ya sea obras de construcción o simplemente en el tiempo invertido en un servicio.

También se tienen inventarios relacionados con refacciones y otros accesorios que, si bien no se convertirán en artículos para la venta, simplemente son necesarios para la operación del día a día.

El problema del empresario se refiere a contestar a la pregunta ¿Cuánto inventario es necesario? Algunos empresarios novatos caen en el error de comprar mucho para asegurar la producción, una sobreinversión en el mismo significará no poder recuperar esos recursos con la velocidad suficiente para poder cumplir con sus compromisos y asegurar la continuidad de la operación.

Pero el problema no sólo está en mantener un nivel adecuado de inventarios, sino además en el costo que tiene mantenerlo seguro y en buenas condiciones. Es necesario controlar que no sea dañado por mal manejo o por condiciones ambientales inadecuadas.

Si hablamos de productos sujetos a caducidad, obsolescencia o deterioro, se vuelve un asunto todavía más sensible, que puede costarle a la empresa perder la inversión que tiene en el mismo, como le pasó a Adam Trask, personaje entrañable de la novela al Este del Edén de John Steinbeck. En dicha novela, este personaje se aventura en un negocio de venta de productos agropecuarios para enviar por tren al ejército de los Estados Unidos, en el inicio de la primera Guerra Mundial, sobrevalorando la eficiencia del sistema ferroviario de aquel entonces.

Es necesario que la administración de la empresa se asegure con un conocimiento profundo de la naturaleza y características de los materiales o productos que se tienen, con objeto de manejarlos y controlarlos en óptimas condiciones, de otra manera le puede costar más dinero o, como ya mencionamos, perder su inversión.

La administración de la empresa, por otro lado, debe programar con exactitud los volúmenes de producción en función a la capacidad del mercado de absorberlos en el menor tiempo posible, la capacidad de los proveedores de entregarlos en tiempo y forma, la logística para tenerlos en donde se necesitan, en el momento en que son requeridos, y la disponibilidad del material en el mercado.

La industria automotriz ha sido muy eficiente en este concepto implementando el sistema Justo a tiempo (“Just in Time”) en el manejo de sus materias primas o insumos. Este sistema permite a su vez manejar el concepto de inventario cero, es decir que la empresa por sí no tiene el inventario, sino que lo recibe del proveedor cuando lo necesita.

Todo lo anterior requiere de una planeación muy precisa tanto de la empresa como de los proveedores y clientes.

Las empresas tienen el reto de contar con la mercancía que el cliente necesita cuando éste lo solicita, de lo contrario, el consumidor se irá con la competencia que tenga el producto. Por lo mismo la administración de la empresa deberá asegurarse de contar con un estudio de mercado suficientemente preciso con objeto de no invertir en demasía en productos que no tengan la demanda suficiente.