Dé continuidad a su negocio

Los especialistas coinciden en que la liquidez de una empresa sumada a su factor humano, tecnologías de información y creatividad en ventas son los cimientos más fuertes que puede tener una organización para enfrentar una contingencia económica, técnica, sanitaria o natural.

Pero estos cuatro factores son nada si no encuentran respaldo en la planeación estratégica. Las estadísticas revelan que una de cada dos empresas tiene la experiencia de algún tipo de eventualidad o desastre.

Al 35% de ellas, un suceso no previsto les ha costado entre 100,000 y 5 millones de dólares. Sin embargo, pocos empresarios tienen la cultura de la previsión, ya sea porque la dejaron al final de sus prioridades o porque son optimistas y no creen que les pueda pasar algo malo.

La emergencia sanitaria que sufrimos a causa del virus de la influenza AH1N1 puso en la mira la necesidad de contar con "planes integrales" para superar la crisis y continuar las operaciones de nuestro negocio superada la contingencia.

Roberto Cabrera, socio a cargo de la Práctica de Servicios de Asesoría en Riesgo de KPMG México, comenta que si bien es cierto que un buen número de organizaciones cuentan ya con un plan de contingencia, la mayoría está enfocado a la protección de datos e infraestructura de Tecnologías de Información (TI).

El llamado Plan de Recuperación de Desastres, (DRP por su sigla en inglés) es insuficiente en contingencias como las que se presentaron por la emergencia sanitaria, ya que la tecnología no se vio directamente afectada, pero si el personal, por el riesgo latente de contagio.

La tecnología ayudó a dar continuidad a los negocios, facilitando la comunicación y reduciendo al máximo el contacto humano; sin embargo, no es suficiente.

Es necesario contar con un plan integral que delimite las acciones para lograr minimizar el impacto en los negocios durante la crisis, pero lo más importante, indica el experto, para continuar con el negocio después de ella.

Lizbeth Escárcega, especia-lista en Intervención en Crisis, considera que la cultura de la prevención es inexistente por considerarse un gasto con altas probabilidades de ser desaprovechado.

"El empresario mexicano está acostumbrado a corregir sobre la marcha todos sus problemas, aunque eso represente un gasto mayor de recursos e incluso pérdidas económicas que podrían evitarse con un plan para enfrentar crisis", advierte.

¿Cómo lograrlo?

Estudios realizados por la consultoría KPMG indican que sólo 23% de las empresas tiene un Plan Integral de Continuidad de Negocios (BCP por su siglas en inglés), aquel que toma en cuenta todas las áreas de la empresa, incorporando el Plan de Recuperación de Desastres, en conjunto con los elementos mínimos requeridos para continuar con la operación de su organización.

El BCP "es una herramienta que ayuda a que los procesos que se consideran críticos para la organización continúen funcionando en una situación extraordinaria, a pesar de una situación incontrolable en el entorno".

Por ejemplo, dice Cabrera, este tipo de plan establece cómo comunicar y mandar al personal, toma en cuenta dónde se encuentran y cómo son tus instalaciones, dónde tienes tu centro de cómputo y cómo son tus procesos, de los que tienes que identificar cuáles son vitales para operar y cuaáles no lo son, para que apoyado en tu arquitectura tecnológica logres que tu empresa opere minimizando al máximo los impactos que puedan haber.

"No importa que seas pequeña o grande, un plan de continuidad de negocio debe tenerlo toda organización", afirma al destacar que no debe descansar sólo a nivel directivo, sino más bien en la operación. Este tipo de planes deben ser claros, concretos y de fácil entendimiento.

Una voz de mando

"En una crisis, el peor error es tomar muchas decisiones y dejar que todo el mundo las dispare porque se crea un caos", advierte el especialista al sugerir crear un comité de crisis.

Éste será el único órgano encargado de tomar las decisiones durante la contingencia y el único responsable de construir el plan para atacarla. Además, deberá reunirse a diario para medir el impacto de la contingencia y establecer un vínculo de comunicación permanente con la organización.

También identificará las actividades vitales para la operación del negocio y definirá prioridades y alternativas para continuar con procesos críticos mediante el establecimiento y definición de equipos de trabajo y recursos.

Muévase rápido

"Las primeras 72 horas después de la interrupción son vitales para saber si el negocio soportará o morirá debido a la contingencia que se presenta. Morir no será un acto inmediato, sino que puede ser un proceso irreversible y lento porque no se tuvieron las respuestas inmediatas para adaptarse al entorno que se presenta", insiste Cabrera.

Sostiene que aquí es cuando el comité debe actuar rápidamente para armar el plan de recuperación ya que muchas veces lo que pasa es que entra la crisis, golpea a la empresa y al pasar, la organización tarda en recuperar su eficiencia porque queda deslumbrada por la crisis.

"Durante la crisis estás atacado por fenómenos externos pero luego tienes que tener un plan, porque si no lo haces la recuperación puede ser muy lenta y está bajo tu responsabilidad, medir el impacto. ¿Qué vas a tener financieramente hablando, en recursos humanos y después qué medidas vas a aplicar y qué vas a hacer?".

Por ejemplo, dice, con la crisis el sector turismo en México comenzó a prever que tendría problemas de imagen, mismos que comenzó a atacar construyendo un plan de control de daños para resarcir su imagen y atraer nuevos turistas.

Si no cuenta con un plan de continuidad de su negocio, éste es el mejor momento para realizarlo. "En materia de costos es más efectivo prevenir que recuperar", concluye el analista.