¿Cómo elegir el mejor software para mi negocio? Conclusiones II

Como hemos visto, elegir el software para nuestro negocio, es algo que debemos considerar seriamente, ya que definirá el resto de los servicios necesarios para su implantación y por lo tanto el costo total del proyecto, así como la complejidad y el esfuerzo que deberemos de realizar por aprender, lo más rápidamente posible a usarlo y aprovecharlo para, así controlar el costo total de la Implantación y sus casi seguras desviaciones.

Para ejemplificar.

Hace unos años una PYME que se dedica al sector servicios, específicamente a la administración de ductos de gas natural, decidió invertir en un proyecto de ERP.

Evaluaron durante meses, diversos software’s y a diversas empresas proveedoras de servicios, hasta que quedaron dos finalistas. Impulsopyme no fue uno de éstos. Nosotros participamos con un sistema mexicano de tipo ERP Básico. El software no administraba proyectos, era necesario desarrollar la funcionalidad ya que era crítico para el negocio. Era un sistema fácil de aprender a usar y con un tiempo de 6 meses para su implantación. Y les proponíamos desarrollar el modulo de administración de proyectos, en una siguiente etapa; una vez que se hubiera dominado y estabilizado el software en su parte operativa (clientes, ventas, multi-almacenes, CXP, CXC, Pedidos, compras internacionales y otras funcionalidades básicas). El valor de nuestra oferta: 300 mil pesos.

La razón por la cual nuestra oferta quedo fuera de la licitación, es debido a que se considero que nuestra solución era demasiado pequeña para su negocio. Y ellos requerían una solución de mayor complejidad…

Y los finalistas son…

El primer proyecto finalista costaba 700 mil dólares y el segundo 900 mil, y un tiempo de Implantación de 1.5 años; en ambos casos eran software tipo ERP Intermedio y complejidad media-alta. Ambos sistemas hacían lo mismo básicamente: Administración general y de clientes, aplicaciones avanzadas de inteligencia de negocios (BI), finanzas, RRHH, etc. Uno de los problemas que tenía el software/proyecto de 700 mil dólares, es que la aplicación no administraba proyectos, y esta funcionalidad, como sabemos, era crítica para el cliente, la de 900 mil si cumplía con todos los requerimientos.

Excepto por el “detalle” de la funcionalidad para la administración de proyectos que faltaba al de 700 mil dólares, en general cualquiera de las dos parecía ser una buena oferta para una empresa mediana, con clientes grandes multinacionales.

Sin embargo me gustaría llamar su atención a una diferencia muy importante entre ambas ofertas:

La solución de 900 mil USD era más fácil de usar, la arquitectura de los datos esta mejor pensada y desarrollada; recordemos que la facilidad de uso de un software es un punto crítico al decidir por el producto más adecuado para nuestro negocio. Mas fácil de usar, mas fácil de aprender a usar, menor costo y tiempo de capacitación e implantación.

Finalmente el negocio eligió la oferta de 700 mil dólares, y decidieron desarrollar el modulo de administración de proyectos faltante, como un proyecto adicional. El problema que trato de hacer notar, es que si tomamos nuestra decisión pensando que ahorraremos dinero, puede resultar más costoso en términos financieros y de tiempo.

Privilegiar el costo, por encima de los otros criterios (tamaño del negocio, brecha a cubrir, facilidad de uso, etc.) podríamos terminar pagando mucho más de lo pensado y nuestras posibilidades de tener éxito se verían gravemente mermadas.

En el caso de este negocio, que se dedica al sector servicios y debido a que eligieron el software que no era tan fácil de usar, y no cubría plenamente sus necesidades (modulo de administración de proyectos). Ocasionó una curva de aprendizaje de grupo muy lenta y después de meses y meses de invertir tiempo, dinero y esfuerzo, no lograron arrancar el sistema, además de que los proveedores que ganaron la licitación nunca lograron tampoco desarrollar exitosamente el modulo de administración de proyectos que hacía falta.

El costo del fracaso: 700 mil dólares y 13 meses de trabajo perdidos.

Probablemente la solución de 900 mil dólares habría sido una mejor opción (complejidad media-alta), o probablemente nuestra solución habría sido la idónea (complejidad baja), ya que era más básico y fácil de usar y no tenía aplicaciones avanzadas de análisis de datos.

Lo que aparentemente sucedió es que el software que se adquirió, resulto ser quedar grande para el negocio. En todo caso, es probable que pase algún tiempo para que vuelvan a considerar la implantación del ERP en su negocio.