Lectura 4:00 min
El control interno de los activos tangibles
El control interno de los activos tangibles tiene como finalidad asegurar que la empresa tendrá una operación continúa sobre bases normales, además de mantener el valor adecuado según al uso normal para el cual fue adquirido
La semana pasada hablamos de la administración de los activos tangibles incluyendo la responsabilidad que tiene el administrador sobre los mismos. En el artículo de esta semana vamos a revisar los controles que debe implementar la administración sobre los mismos.
Primero que nada, específicamente ¿qué necesitamos controlar de los activos intangibles? Los principales puntos serían:
- 1. La propiedad
- 2. El registro contable
- 3. La valuación
- 4. La depreciación
- 5. La existencia y ubicación
- 6. El estado físico
- 7. La protección física
- 8. El uso
El control interno de los activos tangibles tiene como objetivo primordial asegurar que la empresa tendrá una operación continúa sobre bases normales, además que los activos mantendrán el valor adecuado de acuerdo al uso normal para el cual fue adquirido.
La administración de la empresa debe designar a algún empleado administrativo la responsabilidad de gestionar todas las tareas relacionadas con la administración y el control del activo fijo.
El primer objetivo de control es que toda adquisición o proyecto de construcción de los activos tangibles deberá estar autorizada por la persona o personas cargadas del órgano máximo de gobierno de la empresa. Para esto, dicho órgano deberá determinar niveles de autorización en función a los montos de inversión, reservándose la autorización de los montos mayores o estratégicos para la empresa.
La persona encargada del control del activo fijo deberá integrar un expediente por cada activo tangible, a partir de un cierto nivel, de acuerdo con la política dictada por la administración, y el primer documento que lo integra, es la autorización mencionada en el párrafo anterior.
La propiedad de los activos normalmente está representada por la factura o el título de propiedad. En el caso de las construcciones, la propiedad se constituye por el cúmulo de facturas y comprobantes de todos los pagos que la empresa realizó para llevarla a cabo, incluyendo los análisis de los tiempos incurridos por el personal interno que participó en la construcción para soportar el costo de los sueldos y salarios cargados al proyecto. Toda esta documentación deberá incluirse en el expediente arriba mencionado.
Todos los activos adquiridos o construidos por la empresa, deberán quedar adecuadamente registrados en la contabilidad. Para esto, el encargado del control de activos deberá enviar al departamento de contabilidad toda la información relativa a los pagos efectuados en la adquisición de los activos, incluyendo aquellos compromisos comprometidos con proveedores para la adquisición de activos, para que se lleven a cabo los registros correspondientes. Copia del registro contable, deberá quedar dentro del expediente correspondiente a cada activo.
Regularmente, la administración deberá asegurarse que tanto las condiciones físicas como de uso de los activos, respaldan el valor registrado en la contabilidad. Si las condiciones físicas del activo o el uso, sea por obsolescencia o condiciones del mercado, ya exceden el valor agregado que en el tiempo debe aportar a los productos o servicios que vende la empresa, entonces la administración deberá realizar un ajuste a la valuación registrada para reconocer la pérdida en el valor de uso del activo.
Continuando con la idea del párrafo anterior, el valor agregado que los activos aportan a la operación del negocio, queda representada por la depreciación que mensualmente se registra en los resultados de la empresa. Por lo que el encargado de la administración de los activos deberá calcularla mensualmente y reportarla al área de contabilidad para que sea registrada en la misma. Este cálculo debe ser consistente con los años de vida útil estimada por la administración cuando el activo fue adquirido.
El encargado del activo fijo, conjuntamente con personal del área de contabilidad, deberán asegurarse regularmente de la existencia física de los activos mediante una inspección, y registrar que la ubicación del mismo está de acuerdo con la autorización y uso intencionado del mismo. En esta misma inspección deberán verificar que el estado físico de los activos es el adecuado.
Para asegurar el adecuado estado físico de los activos, el expediente deberá mantener actualizado tanto el programa de mantenimiento de cada activo, como la evidencia de que esta ha sido cumplido.
La protección física de los activos, debe asegurarse mediante los sistemas de seguridad, vigilancia y capacitación a los usuarios. Esto mismo, junto con la entrega de manuales de operación, es válido para asegurar un uso apropiado de los mismos.