El gobierno corporativo busca alinear procesos y resultados con políticas, valores y metas de una organización y mitigar riesgos inherentes a su operación; abarca, por ende, el adecuado control en tiempo real del cumplimiento fiscal y su comprobación a futuro. Ejemplos de malas y buenas prácticas actuales a ser atendidas por el área responsable son:

Desorden corporativo

El SAT ha detectado una cómoda oportunidad de recaudación derivada, no del auténtico incumplimiento ni de la planeación fiscal agresiva, sino del desorden interno que con frecuencia se vive al interior de las empresas. Un ejemplo típico actual en auditorías es la imposibilidad de contribuyentes de identificar o soportar adecuadamente el origen de todos sus depósitos bancarios recibidos, que lleva a la determinación presuntiva de ingresos.

Siempre es necesaria la integración adecuada de la contabilidad (registros más soporte documental), e impedir la pérdida de información en el tiempo por temas coyunturales, como son cambios de personal clave o de herramientas informáticas.

Es importante recordar que si bien en general la obligación para fines fiscales es de cinco años, para sociedades mercantiles la obligación de conservar contabilidad y el diverso concepto de su correspondencia es mayor: 10 años. Durante dicho periodo, el archivo de años anteriores es uno de consulta permanente; sólo transcurrido el mismo podemos aplicarle realmente el mote de “archivo muerto” y destruirlo (y recordando que hay documentos a conservar por toda la vida de la sociedad, por ejemplo, los relativos a aportaciones a capital).

El vicio de contratos

“Cómodos”. Otra mala práctica y área de oportunidad para el SAT es la inadecuada documentación o ejecución de operaciones intercompañías, por ejemplo: préstamos sin documentar, que permanecen sin cobrar intereses o sin pagar, u otorgados a entidades más allá de su capacidad de pago; operaciones fuera del objeto social de la entidad, estipulaciones contractuales no cumplidas y en contradicción a lo realmente deseado u operado por las empresas contratantes; o pagos por servicios sin adecuada justificación o documentación.

Visibilidad en la relación tributaria

La cúpula organizacional debe tener un control del área fiscal y un puntual conocimiento de cualquier agenda con el fisco: con frecuencia la dirección se entera a destiempo de un problema, cuando ya está en puerta una agresiva liquidación de impuestos o se rechaza un recurso inadecuadamente planteado, limitando seriamente la posibilidad de proveer pruebas por parte del contribuyente (aunque realmente sí cuente con ellas).

Como parte de dicho control, buenas prácticas incluyen la integración del listado de obligaciones fiscales y el reporte periódico de su cumplimiento, y un adecuado control de los encargados del buzón tributario o del uso de la Firma Electrónica Avanzada.

En auditorías realizadas por el fisco, es recomendable que el contribuyente se apoye en asesoría profesional desde un inicio, a efecto de aplicar las mejores prácticas posibles a la atención a la auditoría desde sus primeras etapas. De esta manera, a futuro se pueden evitar muchos problemas y mitigar costos, a través de una adecuada y oportuna integración, documentación y explicación de las operaciones.

Alineación con asesores fiscales

Cada organización, según su tamaño, complejidad y perfil, debe decidir el tipo de relación a mantener con sus varios asesores fiscales, distinguiendo entre varios factores. Por ejemplo: ¿el soporte es para apoyar o delegar procesos fiscales de la organización? O más bien, ¿se busca un socio estratégico que apoye la dirección de aspectos legales-fiscales del modelo de negocios? ¿Se requiere apoyo contable-fiscal o legal-fiscal? El responsable, ¿le entra a los tópicos fiscales y busca la continua compañía de un asesor, o requiere tomar distancia y respaldarse en el membrete de una firma grande? Dependiendo de múltiples coyunturas, la decisión en cualquier sentido puede ser enteramente válida y adecuada para los intereses de la organización; el entendimiento de esta alineación y el resultado de la selección efectivamente es responsabilidad de la administración de la organización frente a sus accionistas.