Juntas improductivas: el tiempo que las empresas pueden recuperar ante la reducción de la jornada

Las juntas de trabajo improductivas son una fuente de tiempo perdido que se puede recuperar para que las empresas compensen la reducción paulatina de la jornada laboral a 40 horas en México, de acuerdo con especialistas.

Un 57% de las reuniones de trabajo son improvisadas y una de cada 10 se reservan de última hora, según datos del reporte de Índice de Tendencias Laborales de Microsoft. Además, los trabajadores son interrumpidos cada dos minutos en promedio ya sea por juntas, correos o mensajes instantáneos.

“Hay muchas horas que se pierden durante el día y las juntas pueden ser un origen del tiempo perdido en una jornada laboral”, explica Olivia Segura, socia de Asesoría en Capital Humano y Gestión del Talento de KPMG en México.

La reducción de la jornada laboral en México de 48 a 40 horas será paulatina con disminuciones de dos horas cada año hasta 2030. La primera fase iniciará el 1 de enero de 2027 y en ese momento la jornada será de 46 horas semanales.

Los empleadores tienen el reto de hacer lo mismo o más en menos tiempo. Un primer paso, sugieren especialistas, es revisar los procesos y las actividades para saber dónde y cómo se usa el tiempo.

“Muchos procesos o la forma en la que se hacen las cosas no necesariamente están sirviendo al negocio y no se han cuestionado durante años. De ahí podemos sacar tiempo evaluando, mapeando los procesos internos, identificando dónde están las redundancias y los cuellos de botella”, sugiere Melhina Magaña, fundadora de Daucon y especialista en alto rendimiento y cambio de comportamiento.

Evaluar juntas de trabajo, necesario para identificar tiempo perdido

De acuerdo con las especialistas, las juntas de trabajo son de las actividades que deben pasar por una evaluación para determinar cuáles sí son necesarias, los protocolos sobre cómo se realizan y cuáles pueden eliminarse de manera definitiva.

Con este análisis se recupera tiempo para utilizarlo en actividades que sí agreguen valor, mejoren la productividad y compensen la reducción de la jornada.

“Determinar cuántas horas de la jornada laboral actual se dedican a generar un resultado o si hay tiempos muertos, perdidos o donde realmente no estás siendo efectivo. De ahí pueden venir los tiempos que se requieren para liberar a personal que está en actividades no productivas”, sugiere Olivia Segura.

Las especialistas proponen preguntar a los colaboradores dónde hay oportunidades para utilizar el tiempo en tareas efectivas, porque ellos tienen el panorama completo de un día de trabajo.

Las juntas improductivas son una actividad, a decir de los colaboradores, que dificulta hacer su trabajo (78%), generan agotamiento (76%) y provoca trabajo extra para compensar la sobrecarga de reuniones (51%), de acuerdo con datos de Atlassian, firma de gestión de proyectos.

¿Cuáles son las juntas de trabajo que pueden liberar tiempo?

Una junta inefectiva tiene las siguientes características, de acuerdo con Daucon:

• Carece de una agenda de los puntos a tratar
• No tienen un objetivo claro.
• Tienen hora de inicio, pero no de fin.
• No se avisa a los participantes lo que se requiere de ellos durante la reunión.
• Se convoca a colaboradores que no tienen relación con lo que se abordará.
• El tema es irrelevante y, por tanto, provoca distracciones durante su realización como mirar el celular a atender la computadora.
• No hay un seguimiento de lo acordado.

Una característica de las juntas improductivas es que no se emplean para un fin concreto y se mezclan objetivos. De ahí la importancia se seleccionar el tipo de junta a convocar.

Así, en función de la meta, las reuniones se clasifican en: de consejo, enfoque, planeación, generación de ideas, acordar, informativas, exprés o de decisión, según Daucon.

Si las juntas cumplen una o más características de las descritas arriba, es momento de analizar si es necesario eliminarlas o modificarlas, pues ahí hay una forma de recuperar tiempo perdido.