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Bien conectado
Si le hacemos caso a los anuncios de los fabricantes de teléfonos celulares y operadores es sencillo caer en la tentación. Conceptos como “Oficina Móvil” son seductores.
Lo que se conoce como oficina móvil es la capacidad de poder enviar y recibir correo electrónico, llevar el control de la agenda de citas y el directorio telefónico, así como poder crear y editar archivos tipo documentos, hojas de cálculo y presentaciones. También se incluye la función de poder crear documentos y compartirlos en un disco duro virtual. Todo esto desde un teléfono celular, o ahora llamados “teléfonos inteligentes”. Suena interesante y sencillo, pero el asunto más delicado es que la información no debe duplicarse ni mucho menos alterarse en la computadora de forma “automática”.
Una buena solución de oficina móvil implica que si se borra un correo desde el teléfono, este ya no debe aparecer en la PC. Igual para las citas, si agenda una reunión desde la PC, en la siguiente junta fuera de la oficina, cuando consulte su la agenda en su teléfono, ahí deberá estar reflejado el tiempo libre.
Todo esto lo “inventaron” los grandes corporativos, donde hay miles de empleados que justifican la inversión en infraestructura y servicios. Empresas que ofrecen soluciones sobran, con sus diferentes características y precios. Pero, ¿qué pasa para una PYME con 10 personas? Afortunadamente, este segmento de mercado no está tan olvidado y es posible tener esos servicios de forma efectiva. Algunas de las opciones son:
- Instalar y usar Microsoft Exchange Server, que incorpora todas las funciones aquí descritas y sirve en teléfonos con Windows Mobile, Palm y BlackBerry. Aquí tendrá que dedicar recursos al “departamento” o persona de sistemas para que tenga al día el servidor.
- Probar con los servicios gratuitos que ofrece Google a través de Gmail, el calendario y la lista de contactos, así como la capacidad de crear documentos con Documents. En la PC no hay problema, pues todo se usa desde cualquier navegador, por otro lado, la empresa desarrolla software para varios sistemas operativos de teléfonos (Windows Mobile, Palm y BlackBerry). La cuestión es asesorarse bien antes de decidir por alguna plataforma y en este caso que es sin costo, probar antes de decidir.
Existen otras soluciones que, incluso, pueden ser proporcionadas por el mismo proveedor de telefonía celular. Sin embargo, con alguna de estas dos usted será siempre el “dueño del balón” y podrá utilizar o modificar los servicios de acuerdo a sus necesidades.
Una vez seleccionados los modelos de teléfono a utilizar y el software que cubrirá sus necesidades, el siguiente paso es considerar el costo de los llamados ““planes de datos”, que sin duda, recomendamos que sean ilimitados para no estar con el pendiente y no recibir desagradables sorpresas en la facturación mensual.
Los principales operadores de celulares ofrecen este tipo de planes ya sea en tecnología 3G o anteriores. Es recomendable, por supuesto, contar con la última ya que es la más veloz, así no tendrá que esperar minutos a que se descarguen los correos… cada vez que lo revise, lo cual hará de forma constante al estar fuera de la oficina.