La administración de las cuentas por cobrar

Quitando a las empresas que venden al público en general, las empresas en el sector productivo o intermedio tienen la necesidad de otorgar plazos a los clientes para el pago de los bienes o servicios que les proporcionan. Cuando yo estudié, a esto se le llamaba crédito comercial, es decir 30, 60 y 90 días de plazo para que los clientes paguen sin cobrar intereses.

La razón de lo anterior es dar a los clientes un financiamiento, mientras el producto estaba en existencia y se pagaba cuando se vendía al consumidor final. Hoy en día, el fundamento de ese crédito sigue siendo el mismo, sobre la base de que el producto puede mantenerse en el anaquel hasta por 90 días.

En teoría esto suena muy bien, pero en la práctica, el empresario tiene que preocuparse por financiar a su empresa en el ciclo completo del negocio, desde el momento en que compra la materia prima (incluyendo los días de existencia que necesita mantener), la mano de obra y todos los materiales que necesita. El tiempo que tarda en transformarlo en producto terminado y después colocarlo con los clientes, el transporte y, por último, los días en que va a tardar en recuperar las cuentas por cobrar, están incluidos.

Para ello, el productor necesitará obtener financiamiento de recursos propios, proveedores e instituciones financieras.

La combinación de lo anterior, es decir, inventarios más cuentas por cobrar menos financiamiento lo llamamos capital de trabajo, y al ciclo que tardan los recursos en retornar a su forma de dinero, lo llamaremos ciclo operativo.

En las dos entregas anteriores hablábamos del control del dinero, pero dentro de ese ciclo operativo quiero hablar de la administración de las cuentas por cobrar. Esto, derivado de que, en mi experiencia, una cartera de cuentas por cobrar mal administrada puede llevar al negocio a la quiebra.

Cualquier atraso en el ciclo operativo disminuirá la capacidad de la empresa para financiar el siguiente periodo, disminuyendo su capacidad de responder con oportunidad al mercado y aumentando la necesidad de obtener nuevos financiamientos. En ese momento se rompe el equilibrio y los costos para la empresa crecen.

La decisión del plazo que puede ser otorgado a los clientes dependerá del periodo que pueda obtener de sus proveedores de bienes y servicios principalmente, y del interés que pueda aguantar, antes de afectar negativamente su margen de utilidad.

Puede financiarse el capital de trabajo, incluyendo las cuentas por cobrar con recursos propios. Sin embargo, estos recursos son limitados y sin un control adecuado se agotan y dejan a la empresa en situaciones de poca o nula liquidez.

El administrador de la empresa deberá asegurarse que las cuentas con clientes son cobradas con toda oportunidad. Si a un cliente se le otorga un plazo adicional, éste deberá ser compensado con un interés o un precio más alto, con objeto que la empresa recupere el equilibrio en sus finanzas y en su capital de trabajo.

Cuando una empresa con un buen margen de utilidad tiene problemas de liquidez para pagar sus obligaciones, es momento de revisar el periodo del ciclo de operación y sus políticas de crédito a clientes, así como su proceso de administración de las cuentas por cobrar.