Cambia el papel por lo electrónico

Modernizan sus procesos para mantener con tecnología de punta a la compañía

Metepec. Dejar de utilizar un documento físico por un electrónico genera en algunos casos desconfianza o rechazo, ya que se tiene muy arraigado lo de “papelito habla”.

Esta situación puede llegar a afectar tanto al interior como al exterior de una empresa en la implementación de la factura electrónica, aseguró Rodolfo Ortiz Ocampo, director corporativo de Informática y Comunicaciones de Grupo Frisa.

“El cambio de paradigma de dejar de utilizar el documento en papel fue un tema muy importante que no sólo permeó en las áreas internas, sino también con nuestros clientes. Es un proceso que vivimos en conjunto. En el inicio del proceso salimos con el documento impreso y electrónico, ya que algunos estaban familiarizados con la factura electrónica, pero otros no y nos cuestionaban, a pesar de que implementamos un campaña al respecto”, agregó el directivo.

La razón por que el grupo inmobiliario comenzó a utilizar el documento en un primer momento fue por las disposiciones que había implementado el Servicio de Administración Tributaria (SAT), pero también porque identificaron que actualizarse algunos rubros era un área de oportunidad.

“El reto en el empresa en un inicio fue la modernización en la organización, sumado a la parte tecnológica. Era la punta de lanza que nos iba a permitir mantenernos dentro de los líderes en su segmento”, agregó.

Integración

El proceso de inmersión del comprobante fiscal digital ha representado para Grupo Frisa un procedimiento de mejora continua. Rodolfo Ocampo agregó: “Para nosotros, la implementación de la factura electrónica fue en cinco semanas, un periodo apretado para poder cumplir con la regulación del 2010”.

Pero al interior de la empresa les llevó cinco meses cambiar mecanismos con los que operaban tradicionalmente, explica el Director Corporativo de Informática y Comunicaciones.

“Se tenía una frontera clara en el sistema, de donde elaborábamos el documento electrónico y de los pasos siguientes, donde se le cedía el control a un tercero. Pero desconocíamos si ya se emitía correctamente o si se terminaba el proceso”, detalló.

Al tener un funcionamiento correcto al interior, después enfrentaron los problemas del rechazo por esta forma de facturación, los cuales tenían relación con la falta de información, escenario que resolvieron con datos necesarios y con mencionar las ventajas de dicho comprobante fiscal.

Migrar a la factura electrónica benefició a Grupo Frisa en tres rubros como el control interno, incremento en la productividad y producción de costos.

Las empresas deberían empezar a migrar lo antes posible. Recomendó que el proceso de facturación electrónica se dé paso a paso y que se busquen objetivos claros. El proceso no sólo es la emisión, el proceso es más e incluye: recepción y ajustes internos.