Trámites, impuestos y costos laborales frenan la formalización de los negocios

Ser una empresa formal en México implica cumplir con obligaciones fiscales, laborales y administrativas que pueden representar costos y tiempo para las empresas, de hecho el 64.3% de los negocios opera en la informalidad, de acuerdo con el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (Inegi), una situación que responde a distintos factores y no únicamente a la intención de evitar el pago de impuestos.

La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) también identifica la complejidad y el costo de la regulación empresarial como obstáculos para la formalización de empresas y puestos de trabajo. Entre los elementos que pueden elevar el costo de operar formalmente están la regulación laboral, el cumplimiento tributario y las obligaciones relacionadas con la seguridad social.

Esto es relevante porque no existe un solo factor que explique por qué un negocio permanece en la informalidad. La carga administrativa, los costos laborales, el desconocimiento de las obligaciones fiscales y la falta de educación financiera pueden combinarse y dificultar la decisión de formalizarse.

De hecho, la Encuesta Nacional de Financiamiento de las Empresas (ENAFIN) 2024 encontró que 33.7% de las empresas identificó los trámites burocráticos como un factor que afecta su crecimiento.

Esto no significa que los trámites hayan provocado directamente que esas empresas se volvieran informales, pero sí aporta evidencia sobre la carga administrativa que enfrentan los negocios.

Más que pagar impuestos

Santiago Vélez Suberbie, vocero de la Comisión Técnica de Investigación Fiscal del Colegio de Contadores Públicos de México, considera que el exceso de trámites para la formalización y el pago de impuestos son factores que pueden influir en la decisión de los negocios de permanecer en la informalidad; sin embargo, el problema también está relacionado con el desconocimiento sobre cómo funcionan las finanzas y las obligaciones fiscales.

“La gente no sabe cómo funcionan los impuestos y cuando hacen un negocio y les dices que tienes que corar el IVA es un shock”.

El desconocimiento puede comenzar desde la definición del precio de un producto. Muchos negocios fijan sus precios sin considerar todos los costos relacionados con su operación, como agua, luz, impuestos o las obligaciones sociales derivadas de tener empleados.

Santiago Vélez explica que emprendedores y pequeñas empresas pueden desconocer cómo funcionan los impuestos y, al elaborar su modelo de negocio, no contemplan el IVA u otras obligaciones. A esto se suma el temor de formalizarse porque sus operaciones anteriores puedan ser revisadas por la autoridad.

Sin embargo, el especialista considera que esquemas como el Régimen Simplificado de Confianza (Resico) pueden ser una alternativa para incentivar la formalización. “Pero muchas veces no quieren porque les da miedo el proceso ante Hacienda para darse de alta, así como el tema operativo cuando se tiene una empresa”.

En este contexto, la propuesta del Paquete Económico 2027 de ampliar el límite de ingresos para permanecer en Resico, de 3.5 a 5 millones de pesos para personas físicas y de 35 a 50 millones de pesos para personas morales, podría contribuir a que más negocios permanezcan en la formalidad.

El costo de tener empleados

La carga laboral también puede representar un reto para los pequeños negocios. De acuerdo con el Inegi, durante el segundo trimestre de 2026 la tasa de informalidad laboral fue de 55 por ciento. En ese periodo había 18.16 millones de personas ocupadas en el sector informal.

Es importante distinguir entre informalidad laboral y negocios informales. La primera incluye a personas que trabajan para unidades económicas formales, pero que carecen de determinadas condiciones laborales., mientras que la segunda son empresa que no tienen un registro oficial.

“Toda esta fiscalización que hay si se vuelve una carga administrativa importante que muchas veces no hay la posibilidad de afrontar”, puntualiza Marcela Calderón, socia de la Práctica Legal Laboral de KPMG México.

La especialista señala que algunos procesos administrativos, como los registros electrónicos y el cumplimiento de las obligaciones laborales, también representan tiempo y costos para las empresas.

Calcula el costo de operar formalmente

Uno de los primeros pasos al iniciar un negocio es definir si se operará como persona física o persona moral. La decisión depende, entre otros factores, de la estructura del negocio, el número de socios y el nivel de riesgo de la actividad.

“Muchas veces es más fácil empezar como persona física porque eres asalariado y presentas un aviso de actualización en el sistema SAT, pero cuando el negocio tiene el riesgo que te demanden se van contra todos tus vienes porque el negocio eres tú”, puntualiza Santiago Vélez.

En cambio, cuando se hace una sociedad se separa la economía del emprendedor de las del negocio, aunque esta estructura también implica otros procesos administrativos y operativos, como la dificultad para abrir una cuenta empresarial en el banco.

Otro punto que debe considerarse es si el negocio tendrá empleados y cuánto se les pagará. Además del salario, el patrón debe contemplar las cuotas ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y otras obligaciones laborales.

También es recomendable elaborar un presupuesto que incluya los impuestos de los productos, como el IVA, los servicios necesarios para operar y el costo de contratar personal. A esto se pueden sumar escenarios como el retraso en el pago de un cliente o proveedor.

Contemplar estos costos antes de formalizarse permite al negocio conocer cuánto necesita para operar y evitar que las obligaciones fiscales y laborales se conviertan en una sorpresa para sus finanzas.