El problema de la administración: efectividad y eficiencia

No voy a entrar en teorías ni en estudios científicos sino en la observación de la conducta de mis jefes en su momento y de mis subordinados para comentar algunos puntos relativos a la efectividad y la eficiencia.

Cuando estudié, mis maestros de teoría de la administración me enseñaron que la efectividad no es lo mismo que la eficiencia, sino que son dos aspectos necesariamente complementarios del comportamiento en el desempeño del trabajo.

También recuerdo que se puso de moda el término performance en los anuncios de una marca de automóviles. En aquella época, en donde estaba cursando el primer semestre de mis estudios profesionales, lo que decían mis maestros, así como mis padres, tenía carácter de ley. Sin embargo, al ser yo producto de los años 60 y 70, era rebelde e incrédulo, por lo que me puse a investigar y descubrí que performance tiene una traducción precisa en español y quiere decir ejecución.

Al final concluí que la combinación de eficiencia y efectividad resultaba en una mejora en la ejecución de las cosas.

El realizar una tarea es ejecutarla y hacerlo con eficacia y eficiencia es hacerlo mejor. La eficacia implica velocidad al hacerla. La eficiencia quiere decir que lo llevamos a cabo de la mejor manera posible obteniendo los mejores resultados.

Pero dije que el presente artículo no tenía nada que ver con teoría, sino con mi observación del comportamiento de las personas con las que he interactuado, incluyéndome.

Conforme se nos asigna una tarea específica lo primero que hacemos es establecer su grado de dificultad. Normalmente llegamos a una evaluación subjetiva de si algo es difícil o fácil de llevar a cabo.

Una vez que establecemos, a nuestro juicio, el grado de dificultad, le damos una prioridad en nuestras actividades y tomamos la decisión del mejor momento para hacerlo. El grave problema de este proceso es que normalmente lo llevamos a cabo de una manera inconsciente y, como mencioné, de una manera bastante subjetiva.

Posteriormente, determinamos todas aquellas tareas que tenemos que efectuar antes de la mencionada, poniendo algunos criterios específicos a consideración en ese proceso, como son: lo que más nos gusta hacer, lo que menos nos gusta, lo que tenemos que hacer con urgencia y, por último, las tareas que no tenemos más remedio que ejecutar.

La consideración de las prioridades incluye todas las tareas pendientes, incluso las de tipo laboral y las de tipo personal.

Al final del día (o del mes, o del año, o cualquier período importante) las tareas las vamos ejecutando de acuerdo con sus vencimientos. O sea que vamos llevando a cabo lo urgente, dejando para después lo importante y lo necesario (frase de dominio público, no me atribuyo su autoría).

La eficiencia y la eficacia tienen que ver con la productividad, pero también tienen que ver con la disciplina con la que actuamos en nuestras vidas. Las personas encargadas de la administración de las empresas tienen que tomar en consideración las motivaciones y las expectativas de sus empleados y tratar de guiarlas para lograr que los individuos que laboran en las empresas alcancen un máximo de eficacia y de eficiencia a la hora de desempeñar sus funciones.