El control presupuestal

En una época en donde los recursos son escasos y la competencia es muy fuerte entre los participantes del mercado, el administrador de una empresa, sea esta grande o pequeña, tendrá como principal preocupación que los recursos sean aplicados de una manera eficiente en las actividades productivas de la empresa.

Es muy común en las empresas pequeñas y medianas, que el administrador considere que la elaboración de un presupuesto solo es aplicable a grandes empresas y corporativos. Sin considerar que su elaboración y seguimiento puede ayudarle a anticipar todos aquellos asuntos que luego le causan un verdadero dolor de cabeza.

Ejemplos de situaciones que pueden anticiparse son: los costos de mantenimiento preventivo que pueden evitar sufrir paros no previstos en la operación, anticipar y proveer un pago muy alto de impuestos que perjudique el capital de trabajo de la empresa o que ponga en riesgo el flujo necesario para operar, desembolsos por pagos de primas de seguros, fianzas u otras contingencias, prever los requerimientos de financiamiento y cuando programarlos para recibirlos con oportunidad, asegurando una negociación adecuada para la empresa y reducir el costo financiero, programar las inversiones en equipos necesarios para la operación previendo obtener el mejor precio posible, etc.

La administración de la empresa deberá preparar un presupuesto basándose en primer lugar en los pronósticos de ventas de la empresa, incluyendo el máximo y mínimo crecimiento esperado, tanto en volumen como en precio. También deberá elaborar un pronóstico de costos y gastos, determinado como el gasto estrictamente necesario que permitan a la empresa generar los ingresos previstos, esto incluye el presupuesto de mano de obra, gastos de fabricación y materia prima, además de los gastos de venta distribución y administración de la empresa.

Debe elaborar un presupuesto de inversión que incluya todos aquellos equipos que sean necesarios para operar el negocio, desde maquinaria hasta equipo de cómputo.

El presupuesto debe incluir un presupuesto de flujo de efectivo, que además de lo ya mencionado en los párrafos anteriores, debe incluir los pagos de los compromisos previamente adquiridos, como son pagos de préstamos e intereses, a proveedores de bienes y servicios, impuestos y contribuciones, así como pagos de retiros del personal.

Derivado del flujo de efectivo, la administración deberá determinar si es necesario obtener efectivo de fuentes externas para cubrir los faltantes, y cuando son requeridos.

Basado en el presupuesto, la administración podrá determinar si es posible generar crecimiento de la empresa, pagar dividendos o invertir para diversificarse.

Sin embargo elaborar un presupuesto es solamente la mitad del camino, ya que si no se le da seguimiento, entonces el tiempo que se la ha invertido se vuelve tiempo perdido.

La administración de la empresa, deberá poner en práctica el proceso de control presupuestal, que consiste en vigilar que tanto las ventas como los costos y las inversiones sean hechas de acuerdo con lo previsto, y que cualquier desviación sea atacada en seguida ya sea corrigiendo la situación que causa dicha desviación o bien ajustando las previsiones del presupuesto para adecuarlo a la nueva realidad.