Transformar la gestión del tiempo, clave para reducir la jornada laboral sin perder productividad 

Revisar y transformar el paradigma de la gestión del tiempo ayudará a identificar las barreras que limitan trabajar con más agilidad y así cumplir en 2027 con la reducción de la jornada laboral sin afectar la productividad, consideran especialistas.

“Viene un tema importante en esta transición que es eliminar las barreras o las fricciones que impiden que las personas trabajen con agilidad y eficiencia”, destaca Olivia Segura, socia de Asesoría en Capital Humano y Gestión de Talento en KPMG México.

Las barreras van desde tiempo usado en actividades sociales ajenas a los resultados, fallas en las herramientas de trabajo, falta de claridad en los objetivos y confundir productividad con estar ocupado. 

“Será muy importante preguntarnos si lo que hacemos da un resultado o si es una actividad aislada que sólo consume tiempo sin agregar valor. En México tenemos esta sensación de que estar ocupado es ser productivo, pero eso está completamente desconectado”, asegura Melhina Magaña, fundadora de Daucon y especialista en alto rendimiento y cambio de comportamiento.

En México, la organización del tiempo en el trabajo se basa en su mayoría en horarios más que resultados, una situación de requiere modificarse para no sólo cumplir con la ley sino transformar la cultura laboral.

“Ese es el gran tema, establecer claramente qué se espera que una persona entregue como resultado de su trabajo en su horario laboral (...) que esas horas trabajadas se asocien a la productividad y no sólo tiempo que se pasa en el centro de trabajo sin un resultado concreto”, resalta Olivia Segura.

Usar la gestión del tiempo para identificar ineficiencias

Las especialistas coinciden en que la reducción de la jornada impulsará un cambio de paradigma orientado a resultados más que en horas trabajadas.

“El primer paradigma que hay que romper es que no podemos seguir pagando con tiempo las ineficiencias de sistemas o procesos que nosotros mismos hemos generado”, considera Magaña.

Para hacerlo es necesario definir las metas y objetivos que debe cumplir un colaborador y comunicarlas con claridad al equipo.

“Tiene que ver con cómo enfocamos al equipo en actividades en las que se puedan medir resultados y que esas horas trabajadas realmente se asocian a la productividad”, detalla Olivia Segura.

Caminar hacia ese cambio requiere dejar de considerar el tiempo como único indicador de desempeño, porque ocho horas no necesariamente implica agregar un valor, explica Magaña.

Para lograrlo, las compañías requerirán revisar y, en su caso, rediseñar sus procesos para poder obtener tiempo al identificar y eliminar ineficiencias.

“(Solemos) pensar que los trabajadores necesitan más tiempo, pero lo que tal vez necesita es información de dónde hay interrupcones innecesarias, tareas muy normalizadas que erosionan la productividad bajo el típico ‘así se ha hecho siempre’”, agrega la especialista.

De acuerdo con datos de Aon, existen empresas que tras medir el tiempo efectivo de trabajo han hallado que en algunos casos sus jornadas ya están por debajo de las 48 horas.

Para personal sindicalizado observaron jornadas de 46 horas en promedio, mientras que colaboradores no sindicalizados cubren 43 horas semanales en promedio.

Las especialistas confían en que los empleadores se den cuenta que sí pueden hacer en menos tiempo sus tareas.

El reto, dice Segura, será definir para qué se usa ese tiempo si para producir más o es utilizado en actividades como la capacitación y formación dentro del mismo horario laboral.

“Las empresas tienen que analizar caso por caso. Cómo se va a gestionar si las personas cumplen su resultado previo al horario, cómo se va a gestionar ese tiempo que quede disponible porque la persona ya cumplió su objetivo”, menciona Olivia Segura.

Reloj checador, clave para optimizar el tiempo 

Una herramienta que aportará datos para realizar estos diagnósticos sobre cómo está la gestión del tiempo para mejorarlos es el registro electrónico.

“El registro es sólo una medición. Lo que tú hagas con esos datos, eso es realmente lo que es valioso, pero eso no te lo va a dar el reloj. Te lo va a dar que te sientes a analizar, que no lo hagas como una herramienta de vigilancia, porque al final se puede convertir en eso y es lo que tenemos que evitar. Si no más bien que solo una herramienta de diagnóstico y una herramienta legal”, explica Magaña.

En lo legal, agrega, servirá para corroborar ante las autoridades que se cumplen con las horas de trabajo que ordena la ley.

Como diagnóstico ayudará a obtener información con la que las empresas identificarán dónde hay fallas, en qué procesos se atoran los colaboradores, qué días llegan más tarde, qué días se van a tiempo extra, detalla la especialista.

Mientras que esta revisión del tiempo también permitirá conocer los momentos que no están integrados en la jornada y que pueden ser considerados distracciones: tomar el café con los colegas, salir a fumar un cigarro, alguna charla informal.

“Es importante considerar si esas actividades van a ser importantes, valiosas para una organización como parte de su cultura, pues también integrarlas en sus resultados y como actividades que se tienen que considerar como parte de la jornada laboral”, recomienda Segura.

Si la empresa considera que estas actividades contribuyen a mejorar el clima de la organización y los resultados entonces debe darles su espacio en las horas de trabajo para que no sean distracción sino un propósito.