Se acentúa el papel del contralor normativo de las afores

El 29 de noviembre del 2016 se emitieron las Disposiciones de Carácter General Aplicables a los Contralores Normativos. Éstas engloban las responsabilidades que los contralores, como figura de autoridad, están obligados a ejecutar en su función en una administradora de fondos para el retiro (afore).

Algunos de estos lineamientos ya estaban establecidos en la normatividad, en la Ley del SAR, en la Circular Única Financiera, en la Circular Única de Operaciones, entre otras. El nuevo documento, además de regular su función, fortalece el papel que desempeña el contralor, ya que delimita su perfil y puntualiza las prácticas para cumplir con los lineamientos internos y externos de las afores y, con ello, cuidar el interés de los trabajadores y promover la correcta administración y salvaguarda de sus recursos.

El perfil de la posición de contralor normativo se mantiene, ya que éste debe ser una persona reconocida en el medio, con capacidades en asuntos financieros, económicos, jurídicos o de seguridad social, experiencia profesional de al menos cinco años, solvencia moral, y capacidad técnica y administrativa.

Además, debe ser avalado por el comité consultivo y de vigilancia de la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro (Consar) y no tener parentesco con individuos que ocasionen conflictos de interés.

La función de contraloría implica el principio de independencia, pues reporta directamente a la asamblea de accionistas de la administradora y al órgano de gobierno. Este último fija el esquema para que preste sus servicios (remuneración, asuetos, bonos) y aprueba los recursos humanos, materiales y demás requerimientos que la afore deba proveerle. Las disposiciones añaden el principio de la cooperación del contralor con las demás áreas de la compañía, a fin de identificar de forma oportuna y correcta los incumplimientos y vulnerabilidades en materia operativa y financiera, conflictos de interés y uso indebido de información privilegiada, así como para aplicar las medidas preventivas sobre posibles reincidencias. Resalta el principio de la preponderancia, que significa ejercer sus funciones mediante una estructura de trabajo apropiada, desde una posición con la influencia necesaria sobre la organización.

Por otra parte, se estipula que la contraloría normativa continúa con la obligatoriedad de tener un programa de capacitación continua, en forma integral. El propósito es actualizarse en temas referentes a los sistemas de ahorro para el retiro, seguridad social, operaciones, sistemas y seguridad de la información, servicio a clientes, financieros, riesgos financieros, entre otros; así como obtener las certificaciones exigibles.

Entre sus principales tareas, se enfatiza y detalla el plan de funciones anual, cuyo objetivo es determinar los procesos de observación y las medidas a desarrollar para preservar el cumplimiento del programa de autorregulación de la administradora. El plan debe contener, además de lo que se considere pertinente, apartados como la matriz de vulnerabilidades en materia operativa y financiera, la cual se evaluará al menos trimestralmente. Aunado a esto, debe incluir procesos de observación que contengan las actividades de evaluación y preservación del acatamiento del programa, indicando el flujo detallado para cada actividad, la duración y las acciones propias del proceso, así como los cargos de los funcionarios que colaboren y tengan la responsabilidad de cumplir con los tiempos establecidos.

Las disposiciones conservan el seguimiento a las observaciones, recomendaciones, evaluaciones y requerimientos de los auditores externos e internos, así como los del regulador.

Se mantienen los programas de corrección elaborados por la administradora, los cuales el contralor u otra persona en su representación ha de entregar a la comisión y los informes a presentar: 1) al órgano de gobierno, por el cumplimiento de las obligaciones a su cargo, que incluye las propuestas de modificación al programa de autorregulación de la administradora a efecto de establecer medidas para prevenir conflictos de interés y evitar el uso indebido de la información, así como las recomendaciones para mejorar el ambiente de control en la afore y sus siefores; 2) a la Consar, con las actividades llevadas a cabo durante cada mes.

Fitch considera que es positivo para el sector contar con un documento específico que fije y clarifique las funciones del contralor y su equipo de trabajo para comprenderlas y ejecutarlas en forma y tiempo precisos para evitar posibles malinterpretaciones, incumplimientos o sanciones.

Además, el mandato de tener un equipo independiente, robusto, capacitado y certificado tiende a producir, en opinión de Fitch, una mejor ejecución de sus funciones (evaluación, revisión, verificación, vigilancia, prevención), sin conflictos de interés, para proteger y hacer crecer los ahorros de los trabajadores.

Asimismo, la buena comunicación y la cooperación con los distintos departamentos pueden contribuir a identificar oportunamente las vulnerabilidades, a fin de seguir un plan de acción que evite reincidencias y costos mayores a la administradora y le permita ser competitiva.