Blindaje fiscal para las empresas

Feliz año 2023, mis mejores deseos para los lectores de esta columna.

Empezamos el año y por lo mismo un nuevo ciclo financiero y fiscal de las empresas y de cualquier tipo de entidad. Los administradores están hoy teniendo una doble tarea porque por un lado, atienden el día a día de las actividades dirigidas a cumplir el objetivo de la entidad y por otro lado, revisan y preparan la rendición de cuentas anuales.

Dentro del segundo grupo de actividades, está también el preparar los cierres fiscales para cumplir con todas las obligaciones que marcan tanto la ley del impuesto sobre la renta, el código fiscal y otras disposiciones diversas tanto federales como locales.

En este aspecto, la principal preocupación es no tener asuntos que las autoridades puedan reclamar a la entidad como cualquier diferencia o inconsistencia entre las cifras que se incluyen en las diferentes declaraciones y aquellas que las autoridades pueden obtener de otras fuentes, como los importes que obtienen de las facturas emitidas, las nóminas pagadas, o las cifras que puedan reportar aquellas entidades con las que se hayan tenido relaciones comerciales o de negocios.

Así mismo, existen mecanismos de información compartida entre autoridades como son el SAT, el IMSS, el Infonavit y las tesorerías de los estados.

Con todo lo anterior, el administrador de cualquier entidad deberá tener implementados los mecanismos a través de políticas, métodos y procedimientos para asegurarse que todas las cifras que son utilizadas para calcular y declarar todas las obligaciones fiscales están totalmente sustentadas por operaciones reales y que a su vez están respaldadas con toda la documentación que así lo demuestre.

Además, también deberán tener los mecanismos suficientes para asegurar que no hubo errores en la preparación de la documentación de sustento y los cálculos mencionados en el párrafo anterior.

Para todo lo anterior, los siguientes procedimientos pueden ser útiles:

• Conciliación mensual de los ingresos registrados en la contabilidad contra los facturados y a su vez aquellos contenidos en los “CFDIs” que se encuentran en el portal del SAT y los declarados para impuesto al valor agregado y pagos provisionales del impuesto sobre la renta.
• Conciliación mensual de las compras y gastos registrados en la contabilidad contra las facturas (CFDIs) recibidos de los proveedores de bienes y servicios y aquellos localizados en el portal del SAT, y contra los declarados como acreditados para el impuesto al valor agregado.
• Conciliación mensual de los importes que arroja el cálculo de las nóminas contra lo registrado en la contabilidad, los recibos de nómina (CFDIs) depositados en el portal del SAT, y lo declarado mensualmente como retenido de impuesto sobre la renta, para el IMSS y los impuestos locales.

El objetivo de todas estas conciliaciones es poder determinar y explicar las diferencias que existan, detectar errores y poder corregirlos con oportunidad y tener los elementos necesarios para hacer las aclaraciones a la autoridad con rapidez y claridad, y así evitar molestias adicionales.

Es necesario recordar que el SAT como entidad recaudadora de impuestos federales, tiene los elementos para hacer estas revisiones prácticamente de manera continua y sin esperar a que se cierre el año, como sucedía en el pasado.

También hay que tener presente que a medida que aumenta la presión del gobierno para recaudar fondos suficientes para cubrir sus programas, están regresando a revisar períodos anteriores, por lo que en muchas ocasiones vale la pena el esfuerzo de hacer una revisión al pasado para estar preparado para cualquier pregunta o aclaración por parte de las autoridades.