Los ciclos de la transacción

Uno de los grandes retos del empresario, quien a su vez es administrador de su empresa, es tener la capacidad de atender el negocio en su conjunto sin perderse en los detalles.

En las empresas jóvenes, ya sean pequeñas o medianas, normalmente no hay recursos para diseñar una estructura organizacional sofisticada, con manuales de políticas y procedimientos robustos. En lugar de esto, se hace énfasis en la operación del negocio día a día.

Para esto, el empresario hace uso de sus conocimientos del negocio y administrativos para dar instrucciones y designar tareas. Esto en algunos casos funciona bastante bien, sobre todo cuando el dueño tiene un profundo sentido común y es muy conservador en el manejo de sus recursos. Desafortunadamente, no siempre funciona así, ya que el novato puede estar poniendo mucho empeño en operar el negocio como tal, sin tomar en cuenta otras necesidades como el control administrativo.

Como mencionamos en el primer párrafo, el emprendedor puede estar cayendo en el vicio de poner demasiada atención en ciertos detalles de la operación del negocio y descuidando otros que, sin tener una relación directa con el objeto primordial del mismo, son igual de importantes para garantizar su éxito.

Para que el empresario administrador pueda dedicarse a su negocio sin descuidar todos los aspectos importantes, es útil que recuerde cuáles son los principales ciclos de transacción del mismo y cómo se interrelacionan entre ellos.

Normalmente, en una empresa industrial y comercial se encontrarán los siguientes ciclos de transacción:

1. Ventas – cobranza – registro contable.

2. Compras – pagos – registro contable.

3. Administración de inventarios, logística, entradas – salidas y conteo físico, así como registro contable para:

• a. Materia prima.
• b. Producción en proceso.
• c. Producto terminado.
• d. Refacciones e insumos.

4. Costo de producción y costo de ventas – registro contable.

5. Recursos humanos, nóminas – pago – registro contable.

6. Activos tangibles productivos:

• a. Inversiones – registro contable.
• b. Mantenimiento – registro contable.
• c. Depreciación – registro contable.

7. Tesorería:

• a. Administración del efectivo – programación de pagos – registro contable.
• b. Requerimiento de fuentes de financiamiento – selección – contratación – registro contable.

8. Generación de información para toma de decisiones a partir de las siguientes fuentes:

• a. Registros contables.
• b. Reportes operativos.

Cada uno de estos ciclos tendrá varios procesos que los forman y, a su vez, éstos estarán constituidos por subprocesos y actividades específicas. Todos estos ciclos están interconectados, ya que no se puede vender sin haber comprado y procesado un producto, así como no puede haber información financiera sin antes haber contabilizado todas las operaciones.

A partir de estos ciclos de transacción, el empresario definirá responsables de cada uno de ellos, cuidando una adecuada segregación de funciones, evitando que una sola persona lleve a cabo funciones incompatibles o que representen riesgos de fallas o estafas.

En las circunstancias que supusimos al iniciar este artículo, el administrador tendrá que exigir a los responsables designados ejecutar las responsabilidades de su cargo y diseñar los métodos y procedimientos apropiados, incluyendo políticas y controles que permitan que las operaciones se lleven a cabo libres de error o fraude.

Una vez teniendo dicha estructura, el empresario administrador deberá vigilar que todas las personas designadas como responsables lleven a cabo sus funciones con oportunidad y siguiendo las guías desarrolladas, para que todo funcione de acuerdo con lo previsto.