Cumplir con las obligaciones de la empresa

De acuerdo con la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en su Artículo 31 inciso IV, son obligaciones de los mexicanos contribuir para los gastos públicos, así de la Federación, como del Distrito Federal o del estado y municipio en que residan, de la manera proporcional y equitativa que dispongan las leyes.

Éste es el fundamento constitucional que le permite al Estado mexicano cobrar los impuestos y todas las contribuciones que considere necesario para garantizar la operación del gobierno, así como la prestación de todos los servicios públicos en beneficio de sus habitantes.

Por otro lado, existen obligaciones a cumplir con ciertas leyes y reglas específicas, dirigidas a regular la actuación de los individuos y las empresas, como son las que se originan de las leyes del trabajo, de salud, de protección al ambiente, aplicables a actividades específicas, como pueden ser los sectores financiero, minería, farmacéutica, etcétera.

Además, están aquellas que protegen a la sociedad de acciones ilegales que pueden perjudicar a otras empresas o individuos. Lo que nos lleva a que las empresas y los empresarios deben cumplir cabalmente con todas las obligaciones que marcan las leyes que emanan de la Constitución, tanto del país como del estado en donde se habita y se ejerce actividad.

Los administradores de las empresas necesitan garantizar a todos los interesados en la empresa, accionistas, empleados, proveedores y gobierno, que se está cumpliendo con todas las obligaciones que la organización tiene.

Para ello, los administradores deben tener una estructura y un sistema de seguimiento que lo ayude a monitorear que se está cumpliendo con todos los aspectos legales y reglamentarios que le aplique a la empresa.

Esto requiere que el administrador delegue en una o varias áreas específicas funciones de supervisión de cada uno de los requerimientos. Cada uno de estos responsables deberá hacerse cargo de elaborar un catálogo de las obligaciones bajo su responsabilidad, y dar seguimiento a su cumplimiento en forma continua.

El área financiera se hará cargo de las obligaciones de carácter fiscal, es decir, todas aquellas que están relacionadas con el pago de impuestos y la preparación y presentación de todas las declaraciones informativas relacionadas.

El área de recursos humanos deberá encargarse de todas las obligaciones relacionadas con la administración del personal. Esto incluye las altas y bajas del personal el Instituto Mexicano del Seguro Social y en el Infonavit, la retención de los impuestos generados por el pago de los sueldos y salarios, así como los descuentos por préstamos del Infonavit y del Fonacot, y todas aquellas obligaciones de cumplir y reportar a autoridades del trabajo y de salud.

En su caso, las áreas jurídica y de tesorería deberán monitorear e informar de cualquier actividad financiera reportable, de acuerdo con las leyes y reglas de las instituciones reguladoras de operaciones financieras.

El área de operación deberá monitorear todos aquellos aspectos relacionados con seguridad industrial para reportar a las autoridades del trabajo y de salud. Por otro lado, tendrá que monitorear y verificar el cumplimiento de todas las reglas de protección al ambiente.

El Marco COSO, del cual ya habíamos hablado en algún artículo pasado, es una buena referencia para crear un sistema de monitoreo y seguimiento a todos los asuntos de seguimiento.