El registro electrónico de la jornada laboral puede ser una herramienta de productividad

El registró electrónico o “reloj checador” puede ser un aliado para mejorar la productividad de la empresa y el bienestar de los colaboradores más que un enemigo con la mala fama de controlador y que sólo funcione para contar las entradas y salidas, destacan especialistas.

“Bien implementado puede convertirse no solamente en una en una herramienta de control o cumplir con darle check a esta obligación sino a una herramienta de productividad, de planeación y de bienestar de las organizaciones”, considera Arleth Leal, cofundadora del Colegio de Innovación en Recursos Humanos (CORH).

La reforma de jornada laboral adicionó al artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) la obligación patronal de registrar electrónicamente el horario de trabajo de cada empleado y proporcionar la información si la autoridad se lo requiere.

“No nos vayamos al oír ‘reloj checador’ y sentirlo como grilletes sino que lo tomemos como un súper aliado. Es un excelente momento para hacer cambios de cultura organizacional y en Recursos Humanos tratar de ser un poco más analíticos”, sugiere Yoani Aceves, Chief Talent Officer en Talenca.

Reloj checador y el análisis de datos 

En el contexto de la reducción de la jornada laboral, el registro electrónico puede ser un instrumento para mejorar la productividad con datos que antes no se tenían o no se analizaban más allá de usarlos para el pago de nómina e incidencias.

“Es importante que las empresas entiendan que esto que se va a convertir en una obligación legal será una ventaja estratégica de mejora de la productividad y para la calidad de vida de los trabajadores. Ahí debe de estar la conversación”, recomienda Arleth Leal.

El registro electrónico ofrecerá a los empleadores y áreas de Recursos Humanos un banco de datos e información que permitirán analizar, planear, predecir y realizar ajustes para cumplir objetivos y mejorar la cultura de la organización.

“Esos datos nos pueden ayudar a analizar, predecir y tomar el control de otras cosas como la productividad y la planeación de la fuerza laboral”, señala Yoani Aceves.

La lista de información sobre los procesos y los colaboradores que puede aportar el registro electrónico incluye: saber dónde hay horas extra recurrentes, la sobrecarga de trabajo, los cuellos de botellas, dónde se requiere redistribuir personal, las áreas de mayor productividad y hasta anticipar a aquellos que están por renunciar o a los líderes que desgastan al equipo, coinciden las especialistas.

“El reloj checador bien administrado es una analítica de datos, que para Recursos Humanos hoy es nuestra ventaja competitiva: manejar toda esta información en función de buscar un bienestar tanto para la empresa, pero también para los colaboradores”, menciona Arleth Leal.

El registro electrónico es una oportunidad para usar los datos que capta RH y que suelen quedarse en un cajón.

“Recursos Humanos tiene información de muchas fuentes y raramente la usa. Por ejemplo, las psicometrías las aplican para evaluar al candidato y no las vuelven a agarrar para ver su evolución. El registro electrónico si lo volteamos a ver desde otro punto puede ayudar a distintas tareas como realmente una planeación de la fuerza de trabajo”, dice Yoani Aceves.

Incluso, debajo de los indicadores más obvios, el cruce de la información puede dar pistas, por ejemplo, de personas que están por renunciar con base en sus faltas, sus entradas y salida. O el ausentismo frecuente en un equipo puede ser una pista de un liderazgo erróneo.

“Esos datos cruzados con IA nos pueden ayudar mucho más. Empiezas a detectar casos de posibles renuncias que generan un costo. Te permite ahorrar”, añade Aceves.

Además, la comunicación de esta información a los colaboradores fomenta la transparencia sobre el tiempo que realmente trabajan los colaboradores, dónde hay sobrecargas y poder actuar para distribuirla.

“El gran reto de las compañías no es nada más el cumplimiento de comprar un reloj sino es revisar estos procesos, las cargas laborales, la productividad y qué vamos a hacer con esta información y no nada más es meterla en el cajón sino cómo resolver la operación y qué ventaja de puede obtener”, añade Arleth Leal.

¿Cómo comunicar las ventajas del reloj checador en el trabajo?

Control, vigilancia, sanción, restricción, grillete, son algunos elementos que integran la mala fama del reloj checador en el mundo laboral y que impide mirar las ventajas y oportunidades que ofrece.

Para que el reloj checador funcione más allá de vigilar y castigar requiere una estrategia de comunicación y acciones concretas simbólicas para explotar las ventajas descritas.

De entrada, sugiere Aceves, nombrarlo distinto para eliminar la carga negativa de “checar” y ponerle “registro inteligente” o “asistencia productiva”.

“Algo así que cambie el chip y sea algo aplicable a todos, incluso al CEO de la organización, que él también registre sus accesos”, recomienda Yoani Aceves.

La campaña de sensibilización sobre el uso del reloj checador no hay que saltarla ni posponerla y centrarla en que es una fuente de información que permita ajustar las operaciones.

“(Comunicar que) la reducción de la jornada pues no va a ser un reto de tiempo, sino de productividad, que dejará de ser una herramienta de control para ser una fuente de información organizacional, cambiar esa mentalidad para que puedan ver que realmente será un ganar-ganar”, destaca Arleth Leal.