Que no te “impresionen” los costos de impresión

En tiempos económicos difíciles, los cambios en procesos tan básicos como el de la impresión y fotocopiado de documentos pueden hacer la diferencia para tener más flujo de efectivo en caja.

Estudios revelan que de cada 100 impresiones, cuando menos 10 no se necesitan.

De acuerdo con S&SI, consultora y asesora en el manejo de equipos y consumibles, de 100% de las impresiones que hacen los empleados, sólo entre 60 y 80% son realmente útiles según el cargo en la compañía.

Hay casos en empresas donde una persona dedicaba dos horas para sacar 20 juegos de copias de 20 hojas cada uno. Con las herramientas tecnológicas, este proceso se transformó a un escaneo de información y se redujo a ocho minutos , dijo José Alfonso Reyes, socio y consultor de S&SI.

Los estudios han indicado que una empresa gasta hasta 3% de su facturación en este rubro , comentó por su parte Laura Nogueda, también socia de S&SI.

De acuerdo con los entrevistados, ni las pequeñas ni las medianas, incluso las grandes, saben cómo es este proceso en sus empresas .

Ante esta realidad, sugieren acercarse a un outsourcing que detecte las necesidades del negocio.

Muchas (PYMES) compran una impresora sin revisar si es la que necesitan , afirma Reyes; en ocasiones es un equipo muy avanzado que les genera más gastos .

Mejores prácticas

De acuerdo con Nogueda, al asesorarse las empresas pueden encontrar equipos con herramientas que ayudarán a disminuir el fotocopiado e impresión con el escaneo de documentos, aumentando la productividad de los empleados.

La tecnología también evita errores o la pérdida de la información pues los equipos no realizan el trabajo hasta que se inserta la clave , dijo Reyes.

Y para el control de costos, los equipos te dicen quién imprime, qué, cuándo y cuánto para identificar si el manejo es el adecuado , detalla.

Ellos ya ahorran

Un ejemplo es el de Francisco Huerta, quien tenía como reto disminuir los costos en impresión dentro de Solara, la organización para la que labora como asesor de Tecnologías de la Información.

Él se decidió por el servicio de outsourcing para bajar los costos en este rubro.

Estuvimos en la búsqueda de alternativas para mejorar el servicio, el control de costos y la reducción de gastos en el servicio de copiado , relata Huerta.

De acuerdo con el entrevistado, de entrada obtuvieron 30% de ahorro en papel, ya que se adquirió la impresión duplex, además se obtuvo una alta disponibilidad del recurso de copiado a través del soporte técnico directo del fabricante.

En números, el ahorro anual directo sumó más de $170,000, entre refacciones, consumibles y toners.?

BVC