Urgente o Importante, ¿Qué hacer primero?

Esta es la situación: te encuentra en casa, alguien llama a la puerta, suena el teléfono, está llorando tu bebé y se quema la comida ¿qué atenderías primero?

Una situación similar nos ha sucedido a todos de una forma u otra; de hecho es una situación real que viven muchos empresarios y emprendedores con los que he tenido la oportunidad de trabajar mediante la Consultoría Pyme, y que no saben de qué manera priorizar los múltiples pendientes que se llegan a presentar en sus empresas, es decir, ¿qué asunto dentro de la empresa debe ser atendido primero?

Bien, la respuesta requiere de una metodología que se basa en el análisis y discriminación de las prioridades, objetivos y metas de la empresa, pues ello determinará qué asunto requiere de su inmediata atención y cuál puede esperar o puede ser delegada a un colaborador; para ello podemos aplicar una de las tantas metodologías que existen para administrar efectivamente tu tiempo.

En esta ocasión te hablaré sobre una herramienta que a me ha dado muy buenos resultados, tanto para administrar mi tiempo, como para ayudarles a mis clientes de consultoría para que puedan administrar el suyo, esta herramienta la llamo “Las Tres Etiquetas”.

Primero, supongamos que tenemos 5 tareas pendientes: A, B, C, D, E. El objetivo es identificar cuál de estas 5 tareas deberá ser atendida primero. Para ello vamos a echar mano de 2 características con las que vamos a clasificar a esas actividades, estas son: Urgente e Importante.

En donde entenderemos que Urgente se refiere a un sentido de tiempo, es decir, aquello que debe ser atendido y ejecutado en muy poco tiempo, de manera rápida; por otro lado entenderemos como Importante aquellas actividades que resulten ser clave y condición para cumplir o alcanzar los objetivos que se ha trazado la empresa.

Tomamos estas características y las combinamos mediante una matriz para obtener las siguiente cuatro combinaciones:

• Urgente / Urgente

• Urgente / Importante

• Importante / Urgente

• Importante / Importante

Sin embargo podemos ver que las combinaciones (Importante / Urgente) y (Urgente / Importante) realmente son lo mismo, ya que en este caso el orden de los factores no altera el producto, por lo que solo las consideraremos como una sola, de esta forma nos quedan las 3 etiquetas:

• Actividades Urgente / Importantes.

• Actividades Urgentes.

• Actividades Importantes.

Ahora simplemente es necesario asignar una etiqueta a cada una de nuestras actividades, por ejemplo:

• Tarea A = Actividad Urgente.

• Tarea B = Actividad Importante.

• Tarea C = Actividad Urgente / Importante.

• Tarea D = Actividad Urgente / Importante.

• Tarea E = Actividad Importante.

De esta forma tenemos 3 listas diferentes de actividades clasificadas por una etiqueta:

Lista 1: Actividades Urgentes / Importantes.

• Tarea C.

• Tarea D.

Lista 2: Actividades Urgentes.

• Tarea A.

Lista 3: Actividades Importantes.

• Tarea B.

• Tarea E.

Ahora primero deberás ejecutar o atender las tareas de la lista 1 (Urgentes / Importantes), pues se tratan de tareas que resultan ser clave para alcanzar los objetivos de tu empresa y además se deben concluir de manera rápida. Normalmente vivimos estas tareas como verdaderos monstruos y realmente lo son, pues se trata de actividades con la más alta prioridad en nuestra escala.

Una vez concluida las tareas de la lista 1 deberás continuar con las tareas de la lista 3(Importantes), y es aquí donde se presenta la particularidad de este método y la trampa para muchos empresarios, pues comúnmente nos enfocamos en atender las cosas urgentes, sin embargo, al hacer esto, las cosas que son importantes son retrasadas, dejándolas para después pues carecen de la característica urgente, sin embargo, las cosas no son estáticas, siempre están en movimiento, por lo que si nosotros no atendemos una tarea importante a tiempo, crecerá y se convertirá en una actividad urgente, misma que si no es atendida en su momento, volverá a crecer y se convertirá en una actividad urgente / importante creando esos monstruos que nos quitarán el sueño.

Lo peor es que, al aplazar las actividades importantes, en realidad estamos retardando el desarrollo de nuestras empresas, pues estamos dejando actividades que son clave para conseguir o alcanzar nuestros objetivos, es decir, los objetivos de desarrollo y crecimiento del negocio.

Por último y como bien lo has deducido, las tareas de la lista 2 (Urgentes) serán atendidas hasta el final, siempre y cuando estas actividades urgentes no se conviertan en actividades Urgentes / Importantes pues de ser así se tendrán que atender de inmediato.

El objetivo de este método es lograr que solo te dediques a atender las cosas importantes en tu empresa, pues cuando te enfocas en atender cosas urgentes todo el tiempo seguramente nunca te alcanza el día para terminarlas y te llevas trabajo a casa, dañando tu tiempo de descanso y recuperación, o peor aún, quitándote tiempo de convivencia con tu familia o amigos; aspectos fundamentales en el equilibrio sano del empresario exitoso.

Espero que esta herramienta facilite la administración de tu empresa, recuerda que si tienes dudas puedes contactarme dejando un mensaje con tus comentarios o dudas; con gusto atenderé tus inquietudes.

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Nos leemos pronto. Saludos!!!