Orden y disciplina, como corregir el camino

Continuando con el tema que platicamos la semana pasada, ahora quisiera revisar todas aquellas prácticas que pueden ser mejoradas en las organizaciones que permitan retomar o implantar el orden y la disciplina.

Como comentamos la semana pasada, tenemos que empezar por las cabezas de la organización, desde aquellos encargados del gobierno de la entidad hasta el director general.

El consejo de administración, junta de directores, consejo directivo o como quiera que se le llame al órgano rector la organización, es el encargado de definir la visión, la misión y los valores que rigen a la entidad. A partir de esos conceptos también tienen que establecer los principios básicos del plan estratégico y aprobar todas las políticas y procedimientos que ayuden a hacer posible que la organización logre sus objetivos. Si el consejo no hace su trabajo en estos aspectos, está dejando asuntos fundamentales al azar. Es equivalente a que una orquesta no tenga partitura, es imposible que los miembros adivinen lo que tienen que tocar y cuando es el momento en que tienen que participar.

La organización puede contratar a los mejores y más capacitados profesionales, pero sin dirección, cada uno va a hacer lo que crea que es correcto y adecuado, sin tomar en consideración ni los objetivos de los demás ni los de la organización. El consejo debe ser disciplinado y ordenado en su tarea de definir todos los conceptos mencionados y transmitir esa al personal ejecutivo de primer nivel, que es con quien tiene contacto directo.

Una vez que el gobierno de la entidad define todos los aspectos que le corresponden, selecciona y nombra a un director o gerente general cuyo perfil personal y profesional coincida con la visión, la misión y los valores dictados por el Consejo. El director general es el puesto ejecutivo más alto en cualquier organización, esto quiere decir que es el ejecutor de los lineamientos marcado por el consejo. Basado en esos lineamientos, el director selecciona a su equipo directivo, es decir, a aquellos que, por sus perfiles, lo ayudarán a dirigir y administrar las diferentes áreas de especialización de la empresa. Para esto, este equipo tendrá que definir los objetivos y metas de cada área, así como las tareas necesarias para lograrlo. En ese momento definen el orden que debe llevar cada tarea y el momento en que ellas deben ser terminadas y entregadas al siguiente paso o proceso, a fin de que las metas y objetivos sean cumplidos.

El equipo directivo encabezado por el director general, deben ser ejemplo de orden y disciplina, ellos tienen tareas designadas, bien definidas, desde la supervisión de su personal, la revisión y aprobación de la información que les corresponde, la preparación de los informes de desempeño de sus áreas e informes para la dirección general y el consejo, hasta la toma de decisiones oportunas y adecuadas.

A partir de ese punto, todas las áreas en la organización tienen que tener sus tareas designadas, con descripciones precisas de cuales son: para que sirven, como se llevan a cabo, y a que otras áreas y puestos reporta los resultados para el siguiente proceso y cuando tienen que entregar esos resultados; también quien los supervisa y a quien supervisan, así como con que otros puestos tienen comunicación.

En la medida en la que todos y cada uno de los miembros de las organizaciones conocen con precisión sus obligaciones y como cumplirlas en tiempo y forma, de manera natural, cada quien define su tiempos y horarios.