Las obligaciones tributarias y su control

Una de las mayores preocupaciones del empresario en su carácter de administrador de su empresa, es tener la certeza de que todas las obligaciones tributarias están siendo cumplidas en tiempo y forma. Para lograr esto tendrá que implementar una serie de políticas y procedimientos que incluyan las medidas de control necesarias que garanticen el cumplimiento de dichas obligaciones.

Normalmente, los dueños o accionistas de la empresa nombrarán a un representante legal con poderes suficientes para ejercer actos de administración, pleitos y cobranzas y representar a la empresa ante todas las autoridades correspondientes incluyendo las fiscales (o sea el Servicio de Administración Tributaria – SAT, el Seguro Social – IMSS, el Instituto de para la vivienda – Infonavit, autoridades estatales y municipales, etc.). En las empresas familiares o de un empresario, esta función recaerá en el dueño. El representante legal, será el responsable ante las autoridades del cumplimiento de todas las obligaciones tributarias de la empresa, pudiendo esta responsabilidad llegar a ser penal.

Recordando que los impuestos son consecuencia de operaciones que la empresa lleva a cabo cotidianamente, evidentemente, todas esas operaciones deben tener sus medidas de control para asegurarse que:

• 1. Todas están capturadas en la contabilidad
• 2. La contabilidad sólo contiene registros de operaciones válidas de la empresa, incluyendo los activos propiedad de la misma y los pasivos a los cuales tiene obligaciones verdaderas
• 3. Todas las operaciones registradas están determinadas con exactitud matemática
• 4. Todas las operaciones registradas están valuadas de acuerdo con las características y unidades correspondientes, de acuerdo con las normas de información financiera aplicables
• 5. Todas están registradas de acuerdo a las clasificaciones dictadas por las leyes fiscales correspondientes y en se caso, por la autoridad fiscal

Recordemos que existe la obligación de las empresas de subir ciertos registros contables al portal que, para tal efecto, tiene el SAT.

Una vez que el administrador se ha asegurado que el control interno de las operaciones está funcionando para asegurarse de las aseveraciones arriba mencionadas, debe instituir medidas de control para el cálculo y determinación de los impuestos y contribuciones. Estas medidas de control incluirán por lo menos las siguientes:

• 1. Que toda la información base para el cálculo y determinación, sea recabada de la contabilidad y otras fuentes válidas internas y externas
• 2. Toda la información deberá estar conciliada con su fuente y otras fuentes de información para asegurarse que existe consistencia de la misma y que las diferencias están adecuadamente aclaradas y corregidas
• 3. Que los papeles de trabajo conteniendo los cálculos de los impuestos, han sido diseñados y revisados por un experto y por el administrador de la empresa y son consistentes con los utilizados en períodos anteriores, y en su caso han sido modificados de acuerdo con los cambios que tengan las leyes y reglamentos correspondientes
• 4. Que los cálculos de los impuestos son revisados por una persona diferente a quien los efectuó y autorizados por el administrador de la empresa o por quien este designe
• 5. Que las declaraciones de los impuestos han sido llenadas con información proveniente de la contabilidad, los papeles de trabajo de los cálculos correspondientes y otras fuentes de información internas y externas válidas
• 6. Que las declaraciones sean revisadas por una persona diferente a quien las elaboró y sean autorizadas por el administrador de la empresa o por quien este designe
• 7. Que todas las declaraciones sean firmadas por el representante legal

En cuanto al último punto, el representante legal será el titular y responsable del uso de la e.firma (firma electrónica – antes FIEL).