El problema de la administración: el contralor

En una empresa pequeña, con poco personal normalmente el control lo lleva a cabo el propio dueño, él personalmente se encarga de vigilar que se compre únicamente lo necesario, que los productos estén controlados y que no haya pérdidas, que la cobranza producto de las ventas, sea depositada en el banco con oportunidad, que se hagan pagos solamente por lo que el haya autorizado que se compre, que los impuestos sean pagados y que quede todo registrado adecuadamente. Es mucho trabajo, pero como decía mi abuelita, el que tenga tienda que la atienda.

En empresas más complejas todas estas funciones están distribuidas en varias personas o departamentos que se hacen cargo de que todo funcione con una eficiencia razonable.

El departamento de compras se encarga de que los suministros sean surtidos con la oportunidad requerida; el departamento de almacén se encarga de que todos los suministros estén almacenados adecuadamente y de que sean puestos a disposición de las áreas productivas o de ventas cuando éstas lo necesiten; el departamento de producción se encarga de que los productos estén a disposición del mercado en un nivel adecuado respecto a la demanda; el departamento de ventas se encarga de colocar todos los productos de la empresa en manos de los clientes conforme estos lo demanden; crédito y cobranzas se encarga de recuperar en los plazos estipulados los recursos fruto de las ventas; la tesorería de administrar los flujos de efectivo y de obtener financiamientos cuando sean requeridos; el área de recursos humanos se encarga de que cada una de las áreas mencionadas cuenten con el personal calificado para desarrollar esas actividades y que estos reciban sus sueldos con oportunidad; el área de contabilidad y costos se encarga de registrar con oportunidad todas las transacciones que le reportan las áreas mencionadas y otras que sean necesarias; y todo esto bajo la dirección del gerente o director general.

Todo lo anterior parece ser muy completo, sin embargo falta el elemento de control.

El contralor es la persona que tiene la función vigilar que todas las actividades mencionadas sean llevadas a cabo de acuerdo con los principios y lineamientos establecidos en las políticas y procedimientos que el consejo de administración definió para asegurar la correcta marcha de la sociedad.

El contralor ejerce una verificación continua y en línea que permite asegurar que cada una de las funciones que llevan a cabo todas las áreas cumplen con los controles establecidos para asegurar que no hayan desviaciones a los planes y objetivos establecidos por la administración, y en caso de detectar alguna desviación, pueda detener la ocurrencia de dicha desviación a fin de evitar el desvío de recursos.

El contralor ayudará a la gerencia o dirección general a vigilar el cumplimiento de las políticas y procedimientos mediante la revisión de la documentación e información que la operación genera día a día, así como de la información contable y operativa con objeto de verificar su consistencia y validez. En este el director general delega en el la capacidad de autorizar o rechazar transacciones antes de que estas se lleven a cabo cuando se salgan del curso normal de la operación.

En el proceso de organizar un departamento de contraloría efectivo, deben de tomarse en cuenta la independencia respecto de las demás áreas y la inserción de sus funciones en los procesos de la empresa de tal manera que ayuden a incrementar la eficiencia de operación y no se constituya en un obstáculo a esta.

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