¿Cómo establecer una agenda efectiva para juntas productivas?

Tiempo es dinero y reunirse en la sala de juntas sin una agenda efectiva es una fuga de productividad y recursos, pero hay medidas para que las reuniones de trabajo sean de provecho para los convocados y la empresa, de acuerdo con especialistas.

“Estar en junta no (necesariamente) es trabajar. ¿Para qué son las reuniones, con qué frecuencia hay reuniones”, advierte Alex Ureña, consultor en cultura organizacional.

La “juntitis” dificulta que los colaboradores dediquen más tiempo a labores que agregan valor. Para un 78% el exceso de juntas complica hacer sus tareas, según cifras de Atlassian, firma de gestión de proyectos.

“Hay muchas horas que se van perdiendo en el camino. Las juntas pueden ser uno de los orígenes de tiempo perdido”, comenta Olivia Segura, socia de Asesoría en Capital Humano y Gestión del Talento de KPMG en México.

¿Y el dinero? Las juntas inefectivas causan pérdida de recursos. De acuerdo con Coparmex, en empresas con cuatro o más juntas semanales, se pierden alrededor de 750,000 pesos anuales.

Las pérdidas de tiempo, dinero y productividad asociadas a una junta que pudo ser un mail se pueden prevenir con una agenda efectiva y un plan preciso para evitar fugas de tiempo.

Al diseñar la agenda para una junta la primera pregunta por hacer es cuál es el objetivo de la reunión. Eso definirá también el tipo de junta: de enfoque, de planeación, de lluvia de ideas, de acuerdos, informativas o para tomar decisiones, sugiere Daucon, consultoría en  rendimiento y cambio de comportamiento organizacional.

¿Cómo hacer que una junta de trabajo sea productiva?

Asociada al objetivo, la otra pregunta es ¿para qué se realiza una junta? Ambas cuestiones permitirán definir si la reunión es o no necesaria o se pueden utilizar otros canales de comunicación como un correo electrónico.

En la agenda, se recomienda definir tres puntos clave que permitirán cumplir con el objetivo de la junta. Los objetivos deben estar cercanos a la realidad, de lo contrario, la reunión está destinada a quitar tiempo.

Después, toca definir la lista de asistentes. En este caso, Daucon sugiere invitar sólo a los colaboradores indispensables y que están directamente relacionados con los objetivos que se buscan en el encuentro.

Colaboradores que estén indirectamente relacionados no es necesario su presencia, pero sí usar otro medio para informarles lo acordado y lo que le corresponda realizar para cumplir con la meta de la reunión.

Estas juntas no se convocan de último minuto, a menos que sea una urgencia y en ese caso también es relevante tener claro para qué se pide realizar una junta.

Pareciera obvio, pero la logística del encuentro es otro factor a considerar para que la reunión cuente con las condiciones necesarias para su realización. Si una herramienta como un proyector de presentaciones no funciona, tomará tiempo resolver ese y otros inconvenientes técnicos.

Sugerencias para convocar a una junta de trabajo

Con la agenda lista, es el momento de convocar. Los especialistas sugieren formalidad, eso implica evitar emojis, por ejemplo.

Independientemente del medio usado para convocar, el tema central de la junta debe abrir, por ejemplo, el asunto de un mail.

Es necesario enviar la agenda y la hora de inicio y término y ser realista para evitar que la reunión se prolongue por falta de claridad.

Pedir la confirmación de los convocados permitirá saber a tiempo si se cuenta con su participación o será necesario reprogramar la junta.

“Las reuniones eficientes aportan un gran valor al equipo. Son fuente de motivación para seguir trabajando de forma innovadora. Proporcionan satisfacción profesional en quienes las preparan y en quienes participan”, destaca Coparmex.