“Uno de los proveedores seleccionados para ser un candidato potencial para tu nueva solución de software te ha invitado a ti y a tu staff a su oficina para una demostración de producto. Después de la demostración, el proveedor ha organizado una tarde de golf y cena para convivir con su equipo de soporte y desarrollo de producto, su gerente de ventas y su director general financiero (CFO). ¿Cuál debe ser el curso de acción en relación con esta invitación?”.

La situación expuesta por Jo Ann Rosenberger, vicepresidenta de Investigación de la consultoría especializada en Tecnologías de la Información Gartner, es común para las empresas que inician un proceso de adquisición de infraestructura de TI. Una invitación a jugar golf o a cenar no es el mayor problema al que se enfrenta una compañía cuando inicia una negociación con proveedores de tecnología: el gasto en servicios de TI que son improductivos para el negocio y la filtración de información fundamental para el proceso de negociación suelen ser circunstancias que pueden afectar la compra de  tecnología y los resultados de la compañía. 

Durante el taller que ofreció en el Gartner IT Infrastructure, Operations Management & Data Center Summit en la Ciudad de México, Rosenberger dio los pormenores de una estrategia de ocho pasos para llevar a cabo una negociación exitosa a la hora de adquirir productos o servicios de TI, la cual puede reducirse a la optimización del negocio y, dependiendo de la empresa, a una reducción de costos desde 50,000 a 100,000 dólares hasta millones, según la especialista.  

Rosenberger sabe de lo que habla. No en balde trabajó durante 18 años en Time Warner como Gerente de Finanzas de Tecnologías de la Información y desde hace ocho su labor en Gartner es ofrecer su experiencia en la adquisición de TI, con lo que se encarga de asesorar a ejecutivos y miembros del área tecnológica de las compañías acerca de la negociación de precios, términos y condiciones con los proveedores de tecnología.

La especialista divide su estrategia en dos etapas: aquellos pasos dedicados a la formación de un equipo de negociación, que debe incluir a miembros de varias áreas de la empresas, no sólo de tecnología; el desarrollo de un plan de negociación que identifique las necesidades tecnológicas del negocio y las motivaciones del proveedor para atender dichas necesidades, y la comunicación de la política de negociación a los miembros del equipo. Una clave: no hay que aceptar invitaciones de convivencia durante un proceso de negociación.

En esta primera etapa, Rosenberger recomendó hacer una investigación de los productos estratégicos de un proveedor, así como de aquellas fechas especiales dentro de su año fiscal y de si ha hecho adquisiciones o inversiones importantes recientemente, esto para determinar cuáles son los mejores momentos para iniciar una negociación o para aceptar una oferta.

La siguiente etapa consiste en lo que la especialista de Gartner llama los Pull Back the Cover Steps (Pasos para levantar la cubierta) haciendo referencia a aquellos pasos para identificar los detalles de los términos y condiciones de los proveedores y las ventajas competitivas de cada uno.

Los pasos cuatro a ocho abarcan la revisión exhaustiva del presupuesto planteado por el proveedor; la realización de una lista de términos y condiciones de cada proveedor. Crear un modelo de Costo Total de Adquisición y de Operación en cada oferta y desplegar una estrategia final para optimizar el trato. El último paso consiste en contar con un sistema de gestión de una gestión de activos tecnológicos que sea robusta y realiza auditorías a los procesos de administración de TI, esto con el fin de que el próximo proceso de adquisición sea más sencillo y menos costoso.         

“Estos ocho pasos aplican para organizaciones pequeñas, medianas, grandes y extragrandes, pero no si quieren comprar cinco copias de algún programa sino cuando desean hacer una contratación multianual o si desean migrar su infraestructura de software de sus instalaciones a la nube. No importa si es hardware, software o servicios, estos ocho pasos deben ser utilizados para cualquier negociación de adquisición de TI”, dijo Rosenberger a El Economista.

De acuerdo con la especialista, un proceso de negociación de soluciones de TI puede ir desde los tres o seis hasta 12 o 15 meses, dependiendo sobre todo del sector al que pertenezca la compañía y de qué tan preparada esté.

Las empresas tecnológicas, por ejemplo, pueden tardar hasta 15 meses en realizar un proceso de adquisición de tecnología por los requerimientos técnicos que atañen a este sector, mientras que algunas entidades financieras, dependiendo de su nivel de preparación, pueden tardar sólo tres meses. Un año, con metas parciales a nueve, seis y tres meses es el tiempo idóneo según Rosenberger para llevar a cabo una negociación de este tipo. 

 

8 pasos para negociar con un proveedor de TI

  1. Crea un equipo de negociación.
  2. Desarrolla un plan de negociación.
  3. Comunica tu política de negociación a tu equipo.
  4. Identifica a detalle aquellos costos faltantes o que estén escondidos en la propuesta de un proveedor.
  5. Establece una lista con los términos y condiciones de cada proveedor.
  6. Involucra al área de finanzas de TI para crear un modelo de Costo Total de Adquisición y Costo Total de Operación.
  7. Utiliza una estrategia de negociación final para optimizar el trato.
  8. Desarrolla una gestión de activos tecnológicos que sea robusta y realiza auditorías a los procesos de administración de TI.

rodrigo.riquelme@eleconomista.mx