Empresas tienen solo 30 días hábiles para implementar el registro electrónico de jornada laboral

A las empresas les quedan aproximadamente 30 días hábiles efectivos para prepararse antes de que, el 1 de enero de 2027, entren en vigor las disposiciones generales que emitirá la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) sobre el registro de jornada laboral.

El plazo considera los días hábiles restantes de noviembre y diciembre, así como los periodos de menor actividad por el Buen Fin, las celebraciones de fin de año y los cierres administrativos. Aunque todavía están pendientes algunas reglas específicas, la obligación de registrar electrónicamente los horarios de trabajo ya está establecida en la legislación.

Desde la reforma publicada el 1 de mayo de 2026 en el Diario Oficial de la Federación (DOF), la Ley Federal del Trabajo (LFT), en su artículo 132, fracción XXXIV, establece que los empleadores deben registrar por medios electrónicos la hora de inicio y conclusión de la jornada de cada trabajador, además de entregar esta información a la autoridad cuando sea requerida.

Las disposiciones complementarias definirán aspectos como el alcance y las excepciones de esta obligación. A principios de noviembre, estas reglas todavía no aparecían en el DOF. La STPS ha anticipado que habrá flexibilidad y plazos diferenciados para micro y pequeñas empresas.

Sin embargo, los periodos de adaptación no eliminan una condición fundamental: los registros deben generarse desde el momento en que inicia la obligación, porque los días que no se documenten no podrán reconstruirse posteriormente con la misma validez.

Por qué los registros de enero pueden revisarse hasta noviembre

La conservación de los controles de asistencia es uno de los aspectos que las empresas deben considerar al implementar esta obligación. El artículo 804, fracción III y último párrafo, de la LFT establece que los patrones deben conservar estos documentos durante el último año y mantenerlos un año después de que termine la relación laboral.

A esto se suma el artículo 784, que atribuye al empleador la carga de probar la duración de la jornada cuando existe una controversia. Si no presenta la documentación correspondiente, el artículo 805 establece que pueden tenerse por ciertos los hechos afirmados por el trabajador, salvo prueba en contrario.

Por su parte, el artículo 516 contempla un plazo general de prescripción de un año para las acciones laborales.

En conjunto, estas disposiciones permiten que una inspección o controversia presentada en noviembre de 2027 pueda involucrar registros correspondientes a enero de ese mismo año. En ese escenario, la empresa deberá contar con la evidencia generada durante cada jornada, sin depender de reconstrucciones posteriores.

"Lo que no registres desde enero ya no lo podrás reponer. Una hoja llenada de memoria al cierre de la quincena es lo primero que un inspector va a poner en duda. La evidencia que sirve es la que se generó ese mismo día", advierte Raúl Santillán, CEO de FiscoClic.

Qué información debe registrar la empresa desde enero de 2027

La LFT establece como obligación central documentar la hora de inicio y conclusión de la jornada. No obstante, para administrar correctamente los horarios, identificar excesos y contar con evidencia ante una inspección, las empresas necesitan considerar otros elementos.

Esto es relevante porque, de acuerdo con el artículo 58 de la LFT, la jornada laboral comprende el tiempo durante el cual el trabajador está a disposición del patrón.

Entre los datos y controles que conviene incorporar se encuentran:

• Hora de entrada y salida. Ambos registros deben contar con una marca de tiempo generada por el sistema, en lugar de depender de la captura manual. Esta información constituye la base del registro electrónico de la jornada y permitirá verificar el cumplimiento de la jornada máxima semanal, que será de 46 horas en 2027, conforme al segundo transitorio de la reforma.

• Horas extraordinarias. Es necesario identificar por separado las horas extra dobles y triples. En 2027, el límite ordinario seguirá siendo de nueve horas extraordinarias por semana, sin exceder cuatro horas diarias ni laborar horas extra durante más de cuatro días, de acuerdo con el artículo 66 y el cuarto transitorio. Las primeras se pagan al doble y las que excedan el límite legal generan un pago con 200% adicional, conforme al artículo 68. Además, la suma de horas ordinarias y extraordinarias no puede superar las 12 horas en un día.

• Periodos de comida. Cuando el trabajador no puede salir del centro de trabajo durante el descanso para comer, ese tiempo se considera parte de la jornada efectiva, de acuerdo con el artículo 64.

• Descansos y trabajo en domingo. El sistema debe identificar los días de descanso semanal, establecidos en el artículo 69, así como las jornadas laboradas en domingo, que generan el derecho a una prima adicional de al menos 25%, conforme al artículo 71.

• Historial de modificaciones. Cada corrección debe identificar quién la realizó, en qué momento y cuál fue el motivo. Contar con una bitácora de cambios permite dar trazabilidad a la información y respaldar la integridad de los registros.

"Muchas empresas descubren que pasaron el límite de horas extra cuando la nómina ya se pagó, y para entonces la hora triple ya existe. Un buen registro te avisa el miércoles, cuando todavía puedes mover un turno", señala Santillán.

Multas y riesgos operativos por no llevar el registro

El incumplimiento de la obligación de registrar la jornada puede generar sanciones económicas. El artículo 994, fracción IV Bis, de la LFT contempla multas de entre 250 y 5,000 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA), equivalentes a entre 29,327.50 y 586,550 pesos con el valor de 2026. En caso de reincidencia, las sanciones pueden duplicarse, conforme al artículo 992.

Sin embargo, el impacto no se limita a las multas. La falta de información confiable también puede dificultar la planeación de turnos, el control de horas extraordinarias y la administración de la nómina.

El desafío será mayor conforme avance la reducción de la jornada laboral máxima, sin que ello implique una disminución de sueldos o prestaciones, como establece el séptimo transitorio de la reforma.

Seis acciones para preparar a la empresa antes de enero

Con el inicio de la obligación cada vez más cerca, las semanas restantes representan una oportunidad para revisar los procesos internos y definir cómo se generará, almacenará y consultará la información.

Estas son algunas medidas que las organizaciones pueden implementar:

• Identificar los centros y modalidades de trabajo. Es necesario ubicar dónde desarrolla sus actividades cada persona: oficinas, sucursales, obras, rutas o desde casa. En el caso del trabajo a distancia, deben considerarse las disposiciones sobre desconexión digital y supervisión proporcional previstas en los artículos 330-E y 330-I.

• Actualizar el reglamento interior de trabajo. Conviene revisar los horarios de entrada y salida, así como la distribución semanal de las jornadas, conforme al artículo 423 de la LFT.

• Establecer reglas para modificar registros. La empresa debe definir quién está autorizado para realizar correcciones, bajo qué circunstancias y en qué plazo. Cada ajuste debe quedar documentado en una bitácora.

• Garantizar el acceso de los trabajadores a su información. Facilitar la consulta de los registros y establecer un canal para aclaraciones ayuda a prevenir controversias y permite acreditar los acuerdos necesarios para que estos documentos tengan valor probatorio.

• Preparar la atención de requerimientos de la autoridad. Es importante designar a los responsables de entregar la información y verificar que el sistema permita consultar y exportar los registros de cualquier trabajador y periodo.

• Vincular el registro con la nómina. La información de asistencia debe relacionarse con el cálculo de horas extraordinarias, a fin de identificar y pagar correctamente las jornadas dobles y triples, sin depender de estimaciones.

Más allá de preguntarse si necesitan un reloj checador obligatorio, las empresas deben evaluar si la herramienta que utilizan permite generar, conservar y consultar la información necesaria para acreditar cada jornada.

En este contexto, FiscoClic, plataforma utilizada por más de 3,000 clientes en México, ofrece una solución para el registro electrónico de horarios.

Entre sus funcionalidades se encuentran la validación de la hora de marcaje mediante el servidor, incluso cuando el dispositivo recupera la conexión a internet, el historial de modificaciones con usuario, fecha y motivo, así como la separación de horas extraordinarias dobles y triples y alertas antes de alcanzar los límites establecidos.

"El día que llegue un requerimiento, la empresa tiene que poder entregar la jornada de cualquier persona y de cualquier semana en minutos, no reconstruirla en días. Eso se resuelve al elegir el sistema, no la mañana de la visita", concluye Santillán.