Responsabilidades y obligaciones contraídas

En el curso normal de las operaciones de un negocio, la empresa lleva a cabo transacciones con terceros como son la compra de materias primas e insumos, de propiedades, maquinaria y equipos de diferentes tipos, la contratación de diferentes tipos de servicios, seguros, fianzas, pólizas de mantenimiento, la venta de sus productos y/o la prestación de los servicios que proporciona.

Además obtiene financiamientos de diferentes tipos y fuentes y contrata servicios bancarios y otras instituciones financieras para el manejo de sus recursos monetarios como son cuentas de cheque, cuentas de inversión, compra de instrumentos financieros como acciones, pagarés, bonos, warrants, etc.

Por supuesto contrata personal para su operación ya sea con empleados o con prestadores de servicios independientes mediante honorarios.

Todas las operaciones arriba mencionadas significan que la empresa está llegando a un acuerdo de voluntades con un tercero ya sea informal o mediante un contrato formal que finalmente representan derechos y obligaciones que la empresa adquiera con el o los terceros involucrados. Estos derechos y obligaciones incluyen por supuesto el objetivo principal del contrato, pero normalmente incluye también derechos y obligaciones complementarios al objeto primordial del contrato que, normalmente son incluidos para dar certeza de el cumplimiento general del mismo.

Estas condiciones complementarias pueden incluir, entre otras, penas convencionales, por el no pago oportuno, o por incumplimiento en las fechas y condiciones del objeto principal, garantías de pago, avales, garantías de producto o servicio, obligaciones de hacer o no hacer,

El contrato tiene que ser leído con detenimiento por parte de la administración de la empresa para asegurarse que tanto los derechos como las obligaciones sean perfectamente comprendidas, y medidos los impactos de dichas obligaciones en la empresa.

Entre otros aspectos a cuidar, están los siguientes:

• 1. Verificar que el objeto del contrato cumpla con todas las características negociadas con la contraparte, incluyendo calidad, tiempo de entrega o plazo del contrato.
• 2. Verificar que el importe de la contraprestación este de acuerdo con lo pactado.
• 3. Verificar que los plazos de pago de la contraprestación estén de acuerdo con lo negociado entre las partes.
• 4. Verificar que loas personas que firman por cada una de las partes que intervienen en los contratos tengan otorgados los poderes adecuados.
• 5. Verificar que se incluya en el contrato la jurisdicción adecuada a los intereses de la empresa.
• 6. Verificar cuales son las condiciones o causas de terminación anticipada del contrato, y en su caso las penalizaciones a cada una de las partes, y que estas sean proporcionales y equitativas.
• 7. Verificar las garantías de cumplimiento que cada una de las partes aporta al contrato y que estas sean adecuadas en naturaleza y monto en relación con el valor del asunto que está siendo garantizado.
• 8. Verificar las obligaciones de hacer y no hacer como pueden ser limitaciones de endeudamiento, de inversión, de pagos de dividendos, etc., así como los procedimientos y consecuencias en caso de incumplimiento. En estos casos, normalmente se deben incluir cláusulas de dispensa y re mediación.

Todos los asuntos mencionados, deben ser comunicados a las personas responsables de cada área relevante de la empresa para su control y vigilancia. Asimismo, deberá reconocerse en los registros contables de la empresa los efectos monetarios de cada una de estas obligaciones, si es que existen y deberá revelarse en los estados financieros todas aquellas obligaciones contraídas que excedan un plazo de un año.