Planeación del cierre

Estamos a mitad de noviembre y las empresas empiezan a visualizar las tareas de fin de año. Muchas están por terminar de surtir los productos de temporada a los comercios y a su vez, trabajan en la logística de distribución a fin de tener los productos disponibles para clientes y consumidores, en el momento en que se requieran.

Otras empresas pueden estar programando paros de producción para tareas de mantenimiento y en consecuencia vacaciones para su personal operativo.

Todo lo anterior está referido a la parte operativa y comercial; sin embargo, desde un punto de vista administrativo, las empresas también tienen que programar todas las tareas de cierre del ejercicio social y fiscal. Recordemos que la ley general de sociedades mercantiles impone que el ejercicio social de las empresas tiene que corresponder al año calendario, y en consecuencia la ley del Impuesto sobre la Renta asigna el ejercicio fiscal en el mismo período.

Lo anterior significa que las empresas deben hacer sus cierres contables y fiscales con fecha del 31 de diciembre. Esto quiere decir que deberán reportar tanto sus resultados financieros como fiscales por el año terminado.

La ley del impuesto sobre la renta otorga un plazo máximo de tres meses para declarar los resultados fiscales y el pago de los saldos de impuestos pendientes correspondientes.

La ley general de sociedades mercantiles establece que la administración de las empresas deberá presentar a su aprobación por parte de la asamblea de accionistas o socios la siguiente información:

• Un informe de los administradores sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como de las políticas seguidas por los administradores y, en su caso, sobre los principales proyectos existentes.
• Informe donde declaren y expliquen las principales políticas y criterios contables seguidos en la preparación de la información financiera, entre otros requerimientos.

• Un estado que muestre la situación financiera de la sociedad a la fecha de cierre del ejercicio.

• Un estado que muestre, debidamente explicados y clasificados, los resultados de la sociedad durante el ejercicio.

• Un estado que muestre los cambios en la situación financiera durante el ejercicio.

• Un estado que muestre los cambios en las partidas que integran el patrimonio social, acaecidos durante el ejercicio.

• Las notas que sean necesarias para completar o aclarar la información que suministren los estados anteriores.

Dicha información deberá ser puesta a disposición de los accionistas junto con el informe del comisario por lo menos 15 días antes de la fecha de la asamblea general ordinaria que haya de discutirlo.

La asamblea general ordinaria de accionistas se reunirá por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, y se discutirá, aprobará o modificará el informe de los administradores, tomando en cuenta el informe de los comisarios.

Para entregar en los plazos señalados, la administración deberá planificar su cierre tomando en cuenta los siguientes eventos principales:

• Que todas las operaciones del ejercicio queden concluidas dentro del propio ejercicio y que se tenga un control y una fecha límite para reportar las mismas.
• Que se lleven a cabo los conteos físicos de los inventarios al cierre del año. El área contable también deberá efectuar el cierre contable y determinar el resultado del período, para ser revisado por la administración y el consejo de administración, y que estos a su vez lo presenten a consideración de los accionistas.

• Que se lleven a cabo los cortes de todas las operaciones para efectos de que haya una clara identificación de las que fueron llevadas a cabo antes del cierre del ejercicio de aquellas que son posteriores.

• Que el área contable se asegure que todas las operaciones quedan correctamente registradas dentro del período.

• El área contable deberá calcular y registrar todas aquellas reservas y provisiones de gastos que hayan sido aprovechados aun cuando no hayan sido pagados, entre ellas, reservas de depreciación, amortización y valuación de activos y pasivos, así como las provisiones de impuestos, derechos y gastos pendientes de pago, incluyendo aquellas provisiones para pasivos laborales de corto y largo plazo.

• El área contable, después de llevar a cabo dichos registros deberá efectuar el cierre contable y determinar el resultado del período, para ser revisado por la administración y el consejo de administración, y que estos a su vez lo presenten a consideración de los accionistas.