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Oficial de cumplimiento, una necesidad de las firmas
Oficial de Cumplimiento, en inglés Compliance Officer, es una figura que empieza a tener vida en las empresas mexicanas y por ello, el IMEF considera oportuno destacar su rol por la importancia que tiene su función, al tiempo en que destaca la necesidad de facultarlo de autoridad para su óptimo desempeño.
En el sistema financiero, el oficial de Cumplimiento es nombrado por la alta gerencia de una entidad u organización. De acuerdo con las disposiciones de carácter general, existentes desde hace cerca de 20 años, es el encargado de prevenir el lavado de dinero y el financiamiento al terrorismo (PLD/FT) en las instituciones y es responsable de elaborar los reportes para las autoridades hacendarias.
Dichos reportes corresponden a actividades inusuales, relevantes e internas preocupantes. Las primeras se emiten prácticamente por el sistema de cómputo sin necesidad de mayor análisis; las relevantes son analizadas por el oficial de Cumplimiento, a fin de evaluar si se emite reporte o no y las internas preocupantes deben comentarse con el Comité de Comunicación y Control, ya que seguramente hay algún funcionario de la institución involucrado.
Además, encabeza la capacitación al interior de la institución y es el enlace con la autoridad en materia de PLD/FT; verifica el cumplimiento de las políticas anti- PLD/FT y determina el riesgo que pudiera existir. Cuando se trata de una institución financiera, el oficial de Cumplimiento NO puede ser el auditor interno. Debe ser un empleado de la institución que esté físicamente todo el día en su área de trabajo, ya que la eventualidad de que un cajero requiera hacer una consulta por una posible operación, se puede presentar en cualquier momento. Además, deben estar certificados por la CNBV.
¿Qué es un Compliance Officer u oficial de Cumplimiento en una empresa que NO es del sector financiero? En este caso, es una persona que se encarga del cumplimiento de la normatividad interna y externa que afecta a la empresa, siendo responsable de la prevención de riesgos penales, así como de la creación y aplicación de un código de ética organizacional.
En la empresa privada pueden conjuntarse las funciones del oficial de Cumplimiento con las del auditor interno, ya que ambos velan por el cumplimiento de lo que está previsto en la materia. Respecto del auditor interno, éste debe cumplir con procesos que hagan eficientes las operaciones, así como la reducción de fraudes.
El oficial de Cumplimiento tiene la función de garantizar la normatividad legal federal y local, lo cual podría implicar para la empresa un costo por multas derivadas de un incumplimiento o daño moral. De igual forma, identifica y evalúa la exposición al riesgo, contribuyendo a la mejora de los sistemas de gestión y control. Es muy importante que tenga acceso a toda la información financiera, operativa y comercial de la empresa y elaborar manuales de trabajo. También debe atender las líneas de denuncia sobre las violaciones del código de ética de la entidad, dejando claro que éstas son anónimas.
Cabe mencionar que cada empresa tiene sus propios procedimientos y necesidades. No existe un manual universal en materia de prevención de gestión de riesgos, basado en procesos de otra empresa, y pese a que la función del oficial de Cumplimiento es evaluar y prevenir los riesgos de incumplimiento de los códigos de ética internos y la legislación externa, es altamente probable que se cometan errores, pero el proceso de trabajo debe ser implementado.
El oficial de Cumplimiento representa una responsabilidad que cada día va adquiriendo mayor relevancia en las empresas y si bien es una posición que no genera ingresos, su función reduce costos de multas, sanciones y daño reputacional.