La administración del mantenimiento

Todas las empresas, cualquiera que sea su giro, tienen bienes que utilizan para llevar a cabo sus actividades, es decir, son bienes de uso y por lo tanto están sujetos al deterioro derivado del mismo. Además, pueden ser sujetos de mala utilización o de daños causados por eventos terceros.

Por ello, cualquier bien debe estar sujeto a mantenimiento, sea éste por prevención o daños.

Cuando adquirimos un automóvil, el distribuidor nos da una serie de documentos, entre ellos el manual del vehículo donde podemos encontrar todas sus características, la forma correcta de utilizarlo, las fallas más comunes, la forma en que el vehículo avisa de ellas y los pasos a seguir en cada caso. Además, incluye las reglas que el fabricante indica para darle al vehículo un mantenimiento preventivo adecuado que, además, permite conservar la máxima garantía que el fabricante otorga.

Aparte, el cliente recibe un carnet de servicio para que sirva de recordatorio del mantenimiento que debe tener y cada cuándo debe ser llevado a cabo y que queden registrados todos los servicios de mantenimiento y qué revisiones y cambios incluyó.

En las empresas, debe seguirse la misma regla. Cada equipo o bien que se tenga, desde una computadora hasta un edificio, debe tener su manual de usuario, éste debe incluir:

1. La forma adecuada de hacer uso de las instalaciones o del equipo y, en su caso, las consecuencias de no cumplirla.
2. Cuáles son las acciones que pueden generar daños a las instalaciones o equipos y cómo evitarlas.
3. Cuál es el mantenimiento preventivo básico de cada instalación o equipo y cuándo es necesario que sea llevado a cabo.

El mantenimiento preventivo puede ser de dos clases: rutinario y preventivo mayor, en donde, así como a los automóviles les cambian las balatas de los frenos o las llantas, es necesario revisar y sustituir aquellos componentes o piezas que tienen mayor desgaste, para asegurar que la operación del equipo sea óptima y continua.

Todo lo anterior debe quedar registrado en un control de mantenimiento por cada uno de los equipos de la empresa, en donde estén especificados todos los asuntos relevantes para la adecuada conservación de los bienes de la empresa, incluyendo las fechas en las que se llevaron a cabo las últimas tareas de mantenimiento, qué aspectos fueron cuidados y la fecha programada para el siguiente y cuáles aspectos deberán ser atendidos. Además, en dicho documento deberá quedar registrada cualquier anomalía detectada y las acciones recomendadas a seguir.

Desde un punto de vista financiero y contable, el mantenimiento tiene que ser previsto, presupuestado y controlado, con objeto de que se inviertan los recursos suficientes para asegurar la correcta operación de los activos.

La administración de la empresa debe mantener un control del costo con el objetivo de monitorear cuándo el